Каталог :: Масс-медиа и реклама

Реферат: Организация и проведение пресс-конференции

МОСКОВСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕСИТЕТ
                               им. М.В. Ломоносова                               
                                     РЕФЕРАТ                                     
                                    по курсу:                                    
                                “Паблик рилейшнз”                                
                                    на тему:                                    
                            “ОРГАНИЗАЦИЯ И ПРОВЕДЕНИЕ                            
                               ПРЕСС-КОНФЕРЕНЦИИ”.                               
                                                            Студентки 405 группы
Размышляя над темой для реферата я остановилась на пресс-конференциях.
Хотелось бы отметить, что пресс-конференции представляют собой весьма
эффективный метод передачи информации прессе и другим СМИ. Следует сказать и
о том, что получив огромное распространение пресс-конференции как метод
общения со средствами массовой информации (если пользоваться им разумно) дают
весьма положительные результаты.
Для начала мне хотелось бы дать определение пресс-конференциям, раскрыть их
смысл, назначение, затем остановиться на основных этапах подготовки пресс-
конференции и важных моментах ее проведения.
Встреча журналистов с представителями государственных учреждений,
общественно-политических организаций, коммерческих структур традиционно
называется пресс-конференциями. Этим термином обходятся и в тех случаях,
когда журналистский корпус представляет телевидение и радио.
Таким образом, основное назначение пресс-конференций состоит в адресном
распространении информации (новостей, документации, фотографий) среди
редакций СМИ. А потому, чтобы созвать пресс-конференцию необходим повод,
важная тема, по которой у журналистов могут возникнуть вопросы. Ни в коем
случае нельзя созывать пресс-конференцию только для того, чтобы
распространить какой-нибудь документ или информацию, это можно прекрасно
сделать и через пресс-релиз. Подобного рода общения ускоряют поступление
информации в редакции, отличаются авторитетностью источников новостей,
достоверностью сведений. Важное преимущество пресс-конференций состоит в том,
что всегда возможна проверка и уточнение версий, получение дополнительного
пакета новостей, помимо предусмотренных ( пресс-релизы, фотографии, тексты
речей и выступлений). Ну а приглашение признанных авторитетов в своей
области, лично заинтересованных в сообщении максимально полных сведений, дает
дополнительную возможность для комментирования предлагаемой информации.
Подготовка пресс-конференции предусматривает согласование ряда
организационно-технических и творческих вопросов.
Прежде всего необходимо определить день и точное время проведения встречи с
журналистами с учетом существующего графика выпуска в свет большинства газет.
Приглашение на пресс-конференцию рассылаются по редакциям, как правило, за
неделю. Чаще всего приглашения высылаются по факсу. Если необходимо срочно
оповестить представителей печати о пресс-конференции, можно обзвонить
редакторов отделов новостей персонально. Но иногда обращаются в
информационные агентства с просьбой объявить время и место проведения пресс-
конференции в материалах, которые рассылаются газетам по каналам телетайпной
связи.
Если в приглашении будет обозначена просьба сразу подтвердить участие, то
организаторы будут заранее знать, сколько журналистов будут присутствовать в
зале, на сколько “персон” готовить фуршет или коктейль (специалисты отмечают,
что чаще всего на пресс-конференцию приходит лишь одна треть приглашенных
журналистов). Кстати, если фуршет или коктейль намечается, в приглашении
принято упоминать об этом.
В приглашении также необходимо четко указать тему и, по возможности, имена
основных докладчиков. Желательно также сообщить некоторые подробности,
которые могли бы убедить редактора в целесообразности освещения события, но
не следует сообщать слишком много деталей, поскольку в этом случае может
отпасть необходимость в присутствии на пресс-конференции.
Если пресс-конференция представляет общий интерес, необходимо подобрать день
и время, которые бы устроили все органы печати. Утренние газеты не любят
публиковать материалы, которые накануне были напечатаны вечерними газетами,
или о которых сообщалось вечерних выпусках радио- и телепрограмм. Обычно
пресс-конференции назначают на 11.00-11.30 или на 14.30-16.00. Если речь идет
о какой-то технической теме, то возможно, будет лучше провести пресс-
конференцию в утренние часы, чтобы дать время ежедневным изданиям подготовить
развернутое сообщение.
Очень важно выбрать также подходящий день. В некоторых случаях выбора нет,
поскольку заявление должно быть сделано в определенный день. Там же, где есть
возможность выбора, нужно позаботиться о том, чтобы не произошла накладка и
пресс-конференция не совпала с каким-нибудь другим важным событием, которое
может отвлечь внимание журналистов и затмить сообщения о пресс-конференции в
печати. Пятница - всегда неудачный день для организации подобного рода
встреч.
Каждая пресс-конференция имеет свой план, свою структуру, включающую
последовательность ряда событий. Сценарий пресс-конференции содержит
перечисление всех событий будущей встречи с указанием исполнителей и времени
( вплоть до минут), отводимого на каждую из частей единого мероприятия:
открытие, представление хозяев (устроителей) пресс-конференции; вступительное
слово ведущего; вытупления (информационные сообщения); вопросы и ответы;
закрытие; неофициальная часть, включающая просмотр слайдов, видеороликов и
т.п. Общая продолжительность пресс-конференции недолжна превышать 30-50
минут.
Важно также на подготовительном этапе пресс-конференции проверить готовность
всех подразделений, для этого необходимо провести репетицию всех учаcтников.
Особенную важность репетиция представляет в случае, если участники пресс-
конференции новички, впервые выходящие навстречу с журналистами. Однако и для
искушенных в этом деле асов пресс-конференций репетиция необходима, если
намечается телевизионная трансляция. Во время репетиции проверяется
готовность средств связи, выбирается режим освещения площадки, интерьер (со
столом президиума), ракурсы съемок, микрофоны в зале и прочее. Очень важно
также прорепетировать вопросы и ответы, что можно осуществить с помощью
привлечения статистов.
Выступления на пресс-конференции готовятся заранее. Они могут быть просто
зачитаны, выучены наизусть или произнесены в импровизированной форме.
Характер этих выступлений, их структура зависят от целей пресс-конференции.
Общественно-политическая проблематика требует развернутого заявления с
обоснованием позиции, сообщением новой информации, подробностей и деталей.
Организаторами пресс-конференций заранее готовится информационный пакет
документов (пресс-кит), подбор их в папки. В пакет документов входят пресс-
релизы, тематические обзоры печати по теме пресс-конференций, справочные
материалы, официальные документы, относящиеся к теме встречи, комментарии
экспертов. Тексты выступлений (заранее отпечатанные) размещают на специальном
столике, или на информационном стенде. Их также включают в информационный
пакет документов. Для пресс-кита чаще всего используется фирменная папка.
Пакет документов (пресс-кит) вручается журналистам в зале пресс-конференции,
а также рассылается по редакциям аккредитованных журналистов, не сумевших
прийти на встречу с устроителями пресс-конференцию.
Неплохо было бы посадить выступающих на возвышении ( хотя и необяхательно).
Однако важно, чтобы перед выступающими стояли таблички с их именами, причем
буквы должны быть достаточно большими, чтобы можно было прочитать с задних
рядов. Все сотрудники, задействованные на пресс-конференции, должны иметь
значки со своими именами (об этой немаловажной детали часто забывают).
Пресс-конференцию ведет пресс-секретарь или ответственный за это мероприятие
сотрудник. Следует упомянуть и том, что пресс-секретарь - это ключевая фигура
пресс-службы или пресс-центра. Основные моменты его деятельности включают
регулярность контакта с журналистами об информировании общественности о целях
и содержании деятельности организации или фирмы; комментарий решений,
действий руководства, толкование смысла решений и действий также относятся к
сфере деятельности пресс-секретаря. Все заявления пресс-секретаря должны
носить объективный, достоверный характер и быть информационно достаточными.
Пресс-секретарь или ответственный за проведение пресс-конференции обычно
призывает присутствующих тишину и начинает выступление. Во вступительном
слове пресс-секретаря объявляется тема пресс-конференции и представление
каждого из тех, кто устраивает данную встречу с журналистами (поименное
знакомство, с указанием должности, титула, звания и пр.). Ведущим пресс-
конференции также оглашается и регламент, а в дальнейшем он и следит за его
соблюдением.
Что касается выступлений представителей фирмы, то они должны быть
информационно емкими, лаконичными и краткими особенно если предполагается,
что будет много вопросов. Довольно часто выступления сопровождаются показом
слайдов.
В зависимости от событий, предопределяющих место проведения пресс-
конференций, встречи журналистов с главными лицами подразделяют на несколько
видов.
Оперативные пресс-конференции проводят в спешном порядке, на месте событий
или происшествий, вслед за подведением итогов голосования, окончания
переговоров и т.д. “Летучие пресс-конференции возникают по инициативе самих
жрналистов при согласии их “визави”. Специально оговаривается неофициальный
характер подобных пресс-конференций, т.к. последующие заявления, разъяснения
властей уточняют трактовку события, дополняют ее новыми фактами,
подробностями, включают анализ ситуации.
Регулярные пресс-конференции организуются в предварительно объявленное время
в специально приспособленных для встречи помещениях (пресс-клубы, конференц-
залы, дома и клубы журналистов, пресс-центры и т.д.). Подобные помещения
имеют стационарное оборудование, способствующее оптимальному режиму диалога
журналистов с устроителями пресс-конференций:
·      микрофоны на столе и в зале;
·      ТВ камеры, осветительные приборы, ТВ приемники в зале и фойе;
·      телефонную связь;
·      технические службы (машбюро, фотолаборатории, ремонт оргтехники)
·      система синхронного перевода;
·      службы аккредитации;
служба безопасности, пожарная охрана, медпункт, буфет, киоск.
Если пресс-конференция назначена на 11.00, то первые приглашенные могут
прийти пораньше. К этому времени все приготовления должны быть закончены, в
противном случае создастся неблагоприятное впечатление. Обычно у входа
ставятся один-два стола, у которых регистрируются прибывающие журналисты.
Вопросы журналистов, касаясь существа дела, не должны повторяться. Они не
могут принимать форму собственных заявлений и деклараций. Ведущий может
отвести такие вопросы, т.е. оставить их без ответа, ссылаясь на отклонение от
объявленной темы пресс-конференции, на попытки навязать собранию
необъявленный порядок работы. Последний вопрос специально объявляется и после
ответа на него пресс-конференция закрывается.
Ответы выступающих на вопросы журналистов согласуются с их компетенций. По
ходу встречи ведется определение кому из ораторов более всего “подходит”
вопрос.
Продолжая тему вопросов-ответов, следует сказать и том, что на пресс-
конференциях не принято не отвечать на вопросы со стороны журналистов. Здесь
нужно избегать таких фраз, как: “Без комментариев!”, “Не для печати” и т.д.
Если затронут вопрос не подлежаций пока освещению, лучше сказать, что
информация по нему будет сообщена познее.
Если организаторами встречи с журналистами предусматривается демонстрация
видеоматериалов, то лучше всего провести просмотр после закрытия пресс-
конференции. Объясняется это тем, что видеоматериалы несут дополнительную,
детализированную информаци, и их показ в ходе пресс-конференций обязательно
затрагивает время встречи, что не всегда устраивает журналистов.
По окончании официальной части принято угощать журналистов. И хотя на первый
взгляд фуршет представляется не столь важной частью встречи, это далеко не
так. Подобного рода неформальные встречи имеют большой содержательный смысл и
играют важную роль. Объясняется это прежде всего тем, что именно здесь
открываются огромные возможности для установления основанных на взаимном
доверии деловых контактов, открываются новые источники обмена информации и
услуг как со стороны журналистов, так и со стороны представителей деловых
кругов, отдельных общественных, коммерческих и государственных структур.
                        СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ:                        
1.    Блажнов Е.А. Паблик Рилейшнз. М., 1994.
2.    Блэк Сэм. Паблик Рилейшнз. Что это такое? М., 1990.
3.    Невзлин Л.Г. Паблик Рилейшнз. М., 1993.
4.     Паблик Рилейшнз. Алматы, 1997.