Каталог :: Кибернетика

Реферат: Современные табличные процессоры

Министерство образования Российской Федерации
Оренбургский государственный университет
Заочный факультет
Кафедра новых информационных технологий
     контрольная работа
на тему : «Современные табличные процессоры»
Выполнила : Лялина С.В. студентка I курса
2 группы специальности ТХМК
Проверил: Колобов Ю.В.
Оренбург 2001
     

План работы:

Введение..............................3 1. Microsoft – лидер по производству программного обеспечения....4 2. Табличный процессор Excel 7.0. Основная информация и технические характеристики.........................5 3. Основные пункты меню и их назначение..............9 4. Выполнение команд меню с использованием сочетаний клавиш (горячие клавиши)...........................17 Заключение..........................20

Список литературы.......................21

Введение

Наверное, трудно сейчас представить современного человека, не владеющего компьютером. Безусловно, компьютер занимает важное место в жизни человека. Применение компьютера позволяет облегчить работу человека. данную работу я посвящу табличному процессору Excel – одному из компонентов пакета Microsoft Office 97. Табличный процессор Excel – самый популярный на сегодняшний день табличный редактор. Он позволяет легко оперировать с цифрами, обладает удобным интерфейсом – это как компьютер «общается» с пользователем, позволяет строить различные графики, множество диаграмм, которые способствуют более полному способу представления информации и усвоения материала. При написании этого реферата я использовала текстовый редактор Word 7.0 из пакета Microsoft Office 97. Также помимо использования книжного материала, я использовала справку, которую можно вызвать походу работы. 1. Microsoft – лидер по производству программного обеспечения Несомненным лидером на рынке программного обеспечения (ПО) на сегодняшний день является корпорация Microsoft. Основателем компании является Билл Гейтс. Его продукция является самой популярной в мире, поэтому Билл Гейтс – самый богатый человек в мире. Практически на 80 % компьютеров мира стоит операционная система Windows (естественно, и на моем компьютере). ПО Microsoft приобрело статус «Де факто». Его изучают в школах и ВУЗах, его используют в большинстве организаций и на большинстве персональных компьютеров. Корпорация Microsoft старается сделать так, чтобы пользователь при помощи ее ПО мог решить все возникающие перед ним проблемы. Причем различные программные продукты имеют как-бы «одно лицо», интерфейс. Это позволяет пользователю освоив работу например в текстовом процессоре Word, уверенно чувствовать себя в Excel , что значительно сокращает время освоения программ. К тому же ПО для бизнеса обьединяется в так называемый пакет MS-Office. В него обычно входят 3-4 взаимосвязанных программных оболочки позволяющих создавать, вести и обрабатывать любые документы и информацию. Причем информация набранная например в Excel может быть свободно перенесена в Word или наоборот. 2. Табличный процессор Excel 7.0. Основная информация и технические характеристики Табличный процессор Excel фирмы Microsoft предназначен для ввода хранения обсчета и выдачи больших обьемов данных в виде удобном для анализа и восприятия информации. Все данные хранятся и обрабатываются в виде отдельных или связанных таблиц. Одна или несколько таблиц составляет «рабочую книгу», в этом случае таблицы называются рабочими листами этой книги. Листы можно удалять добавлять или перемещать из одной рабочей книги в другую. Физически на диске сохраняется вся книга в виде отдельного файла с расширением «xls». Так как Excel – табличный редактор, то и основную информацию я буду отображать в таблицах.

Основные технические характеристики

Характеристика

Значение

Число пользовательских панелей инструментовОграничивается только объемом памяти
Число пользовательских кнопокОграничивается только объемом памяти
Число открытых документовОграничивается только объемом памяти и системными ресурсами
Максимальный размер листа16384 строк на 256 столбцов
Ширина столбцаот 0 до 255 символов
Высота строкиот 0 до 409 пунктов
Длина текста в ячейкене более 255 символов
Длина формулыне более 1024 символов
Число листов в книгеОграничивается только объемом памяти (максимальное число листов книги, открываемой по умолчанию - 255)
Технические характеристики листов и книг

Характеристика

Значение

Число сценариевОграничивается только объемом памяти, хотя в итоговый отчет включаются первые 251 сценарий
Число видовОграничивается только объемом памяти, хотя в окне диалога Диспетчер видов выводится список первых 256 видов
Количество значащих десятичных разрядов15
Максимальное положительное число9.99999999999999E307
Минимальное отрицательное число-9.99999999999999E307
Минимальное положительное число1E-307
Максимальное отрицательное число-1E-307
Предельное число итераций32767
Размер массивовне более 6553 элементов
Число сводных таблиц на листеОграничивается только объемом памяти
Число элементов в сводной таблицыне более 256
Число страниц в сводной таблицене более 8000
Число цветов в книге56
Число стилей ячейки в книгене более 4000
Число пользовательских числовых форматовОграничивается только объемом памяти
Число выделенных диапазоновне более 2048
Число имен в книгеОграничивается только объемом памяти
Число аргументов функциине более 30
Число вложений функцийне более 7
Число стандартных функций320
Число пользовательских функцийОграничивается только объемом памяти
Число окон книгиОграничивается только системными ресурсами
Число подокон окнане более 4
Число связанных листовОграничивается только объемом памяти
Интервал масштабированияот 10% до 400%
Число поименованных видовОграничивается только объемом памяти
Число отчетовОграничивается только объемом памяти
Число сценариевОграничивается только объемом памяти
Число уровней сортировки3 для однократной сортировки; неограниченно для последовательных сортировок
Технические характеристики диаграмм

Характеристика

Значение

Число диаграмм, использующих данные листаОграничивается только объемом памяти
Число листов, используемых диаграммойне более 255
Число рядов данных в диаграммене более 255
Число элементов в ряду данныхне более 4000
Суммарное число элементов во всех рядах данных диаграммыне более 32000
Число шрифтов диаграммыне более 255
Число стилей линиине более 8
Число весовых коэффициентов линиине более 4
Число узоров для заливки плоских фигур18
Число возможных сочетаний узора и цвета (цветной монитор)56448
Число возможных сочетаний узора и цвета (цветной принтер)56448 (Зависит от марки принтера и его программного обеспечения.)

3. Основные пункты меню и их назначение

У Excel есть еще масса преимуществ. Это очень гибкая система «растет» вместе с вашими потребностями, меняет свой вид и подстраивается под Вас. Основу Excel составляет поле клеток и меню в верхней части экрана. Кроме этого на экране могут быть расположены до 10 панелей инструментов с кнопками и другими элементами управления. Вы можете не только использовать стандартные панели инструментов. но и создавать свои собственные. Рассмотрим основные пункты меню Excel 7.0При открытии или создании новой рабочей книги в верхней части экрана располагается основное меню Excel. Оно состоит из 9 раскрывающихся подменю которые в свою очередь содержат пункты меню или раскрывающиеся подменю второго порядка. Основное меню имеет следующие подменю сгруппированные по типам работы. 1) Файл - Подменю для работы с файлами, их открытия закрытия и сохранения. 2) Правка - Подменю для работы с клетками таблицы. 3) Вид - Подменю для изменения внешнего вида таблицы и представления данных. 4) Вставка - Подменю для добавления ячеек, строк, столбцов и других элементов. 5) Формат -Подменю для изменения вида представляемых данных в таблице. 6) Сервис - Подменю проверок и изменения настроек системы. 7) Данные - Подменю обработки данных таблицы их сортировки и группировки. 8) Окно - Подменю изменения вида окна и переходов между окнами. 9) ? - Подменю помощи Рассмотрим подробнее каждое подменю

Файл

Создать Создать новую рабочую книгу.
ОткрытьОткрыть существующую рабочую книгу.
Закрыть Закрыть рабочую книгу.
СохранитьСохранить изменения в файле на диске.
Сохранить какСохранить рабочую книгу под новым именем.
Сохранить рабочую областьСохранить измененные документы и состояние рабочей области.
СвойстваВывод сведений о данном документе
ДоступСовместное использование одного документа несколькими пользователями
Параметры страницыИзменение параметров страницы для документа

Область печати

- Задать

- Убрать

Определение области листа для распечатки

Удаление определения

Предварительный просмотрПросмотр документа перед печатью
ПечатьВывод документа или его части на печать

1

2

3

4

Список последних файлов которые вы открывали. Можно повторно открыть указанный в списке файл.
ВыходВыход из программы Excel

Правка

ОтменитьОтменить последнее произведенное действие
ПовторитьВернуть отмененное действие
ВырезатьВырезать выделенный обьект в буфер
КопироватьСкопировать выделенный обьект в буфер
ВставитьВставить обьект из буфера
Специальная вставкаПозволяет выбрать, что вставлять данные или формулы

Заполнить

- Вниз

- Вправо

- Вверх

- Влево ...

Заполнить выделенный интервал значениями расположенными в первой ячейке. Или скопировать формулу из первой ячейки со сменой ее аргументов для каждой строки или столбца.

Очистить

- Все

- Форматы

- Содержимое

- Примечания

Очистка

Всего содержимого ячеек

Форматов данных в ячейках

Формул или значений ячеек

Примечаний к ячейкам

УдалитьУдалить строку, столбец или ячейки
Удалить листУдаление рабочего листа
Переместить/скопироватьПеремещение или копирование выделенных листов по книге или в другую книгу
НайтиПоиск текста в выделенных ячейках
ЗаменитьПоиск текста и замена его новым текстом
ПерейтиБыстрый переход на ячейку или область

Вид

Строка формулПоказать или скрыть панель формул
Строка состояния Показать или скрыть строку состояния
Панели инструментовВыбрать стандартные панели инструментов
Во весь экранВывести на экран только таблицу и Основное меню
МасштабИзменение масштаба таблицы от 10% до 400 %
Диспетчер отчетовПечатать или определить вид отчета
Диспетчер видовОпределить поименованный Вид

Вставка

Ячейки Вставить новую ячейку
СтрокаВставить новую строку.
СтолбецВставить новый столбец.
ЛистВставить новый рабочий лист.

Диаграмма

- На этом листе

- На новом листе

Вставить вновь создаваемую диаграмму.

Макрос

- Модуль

- Диалоговое окно

- Макрос MS Excel 4.0

Создание нового программного модуля.

Вставка в книгу нового листа диалога.

Вставка в книгу нового листа макросов

Разрыв страницыВставить символ обозначающий переход на новую страницу при печати.
ФункцияВызов мастера функций для создания или редактирования существующей в клетке функции.

Имя

- Присвоить

- Вставить

- Создать

- Применить

Присвоение или удаление имени выделенному интервалу

Вставить имя из листа существующих имен в формулу.

Создать автоматически имя выделенному интервалу.

Замена ссылок в формуле на имена.

ПримечаниеСоздание, редактирование и удаление примечания
Рисунок Вставка рисунка из внешнего файла
ОбьектОдного из обьектов стандртизованых Microsoft

Формат

ЯчейкиИзменение шрифта, границ и других параметров ячейки

Строка

- Высота

- Автоподбор высоты

- Скрыть

- Показать

Изменение параметров строки

Скрыть строку из вида

Сделать видимой скрытую строку

Столбец

- Ширина

- Автоподбор ширины

- Стандартная ширина

- Скрыть

- Показать

Изменение параметров столбца

Скрыть столбец из виду

Сделать видимым скрытый столбец

Лист

- Переименовать

- Скрыть

- Показать

- Подложка

Переименовать рабочий лист

Скрыть рабочий лист

Показать скрытый рабочий лист

Изменить фон рабочего листа

АвтоформатАвтоматическое форматирование рабочего листа
СтильВыбор стиля для форматирования листа

Размещение

- На передний план

- На задний план

- Сгруппировать

Размещение видимых обьектов

Сервис

ОрфографияПроверка орфографии

Зависимости

- Влияющие ячейки

- Зависимые ячейки

- Источник ошибки

- Убрать все стрелки

- Панель зависимостей

Показать зависимости при помощи стрелок

Показать стрелками ячейки которые влияют на результат

Показать ячейки, чей результат зависит от данной ячейки

Указать источник ошибки для данной ячейки

Удалить все указатели

Вывод панели трассировки зависимостей

АвтозаменаДобавление или удаление списка элементов автозамены
Подбор параметраРешение задачи с одним параметром
СценарииСоздание и проверка условных сценариев
Поиск решенияПоиск решения по заданной модели

Защита

- Защитить лист

- Защитить книгу

Защитить рабочий лист от изменений

Защитить от изменений всю книгу

НадстройкиДобавить удалить необходимые шаблоны и мастера

Макрос

Запись макроса

Назначить макрос

Работа по созданию, записи и назначению клавишам макросов.
ПараметрыИзменение и установка параметров системы

Данные

СортировкаСортировка выделенных ячеек

Фильтр

- Автофильтр

- Показать все

- Расширенный фильтр

Отбор записей с помощью раскрывающихся списков

Показать все записи

Отбор записей с указанием условий в отдельном диапазоне

ФормаПоиск, изменение и удаление записей базы данных
ИтогиДобавление итогов к списку
Таблица подстановкиСоздание в выделенном диапазоне таблицы подстановки значений в формулу
Текст по столбцамРазбор текста в выделенном диапазоне по столбцам
Мастер шаблонов Средство создания шаблонов документов
КонсолидацияОбьединение диапазонов в указанный диапазон

Структура

- Скрыть детали

- Показать детали

- Сгруппировать

- Разгруппировать

- Автоструктура

- Удалить структуры

- Параметры

Подменю по созданию, изменению и удалению параметров структуры документа
Сводная таблицаСоздание и изменение сводной таблицы
Поле сводной таблицыУстановка свойств поля сводной таблицы
Обновить данныеОбновление сводной таблицы
Получить внешние данныеВставка данных из внешнего источника

Окно

НовоеОткрыть новое окно
РасположитьИзменение расположения окон
СкрытьУбрать с экрана текущее окно
ПоказатьПоказать скрытые окна
Закрепить областиСтроки выше и столбцы левее курсора больше не прокручиваются.

1 Активное окно

2 Активное окно

Перейти в одно из открытых окон

?

Вызов справкиСправочная система с подробным описанием всех функциональных возможностей.
О программеДанные о версии, номере продукта и параметрах системы.

4. Выполнение команд меню с использованием сочетаний клавиш (горячие клавиши) Все команды меню могут быть вызваны с помощью клавиатуры. Для этого нажмите клавиши ALT+ подчеркнутая буква в имени меню, а затем нажмите клавишу с изображением буквы, подчеркнутой в команде меню.

Функциональные клавиши и клавиши управления курсором

Перечень команд функциональных клавиш приведен в таблице.
Клавиша SHIFTCTRLALTCTRL +SHIFTALT+ SHIFT
F1Вывести справку или открыть окно помошникаЧто это такое?Вставить лист с диаграммойВставить новый лист
F2Перейти к правке содержимого ячейки и строки формулПерейти к правке примечания ячейкиВыполнить команду Сохранить как Выполнить команду Сохранить
F3Вставить имя в формулуВставить функцию в формулуПрисвоить имяСоздать имена по тексту ячеек
F4Повторить последнее действиеПовторить последний переход или поиск)Закрыть окноВыполнить команду Выход
F5Выполнить команду Перейти (меню Правка)Отобразить окно диалога Поиск Восстановить исходный размер окна книги
F6Перейти в следующую область окнаПерейти в предыдущую область окнаПерейти в следующую книгуПерейти в предыдущую книгу
F7Выполнить команду Орфография (меню Сервис)Переместить окно книги
F8Включить режим расширения выделенной областиВключить режим перехода к следующему участку выделяемой областиИзменить размер окна книгиОтобразить окно диалога Макрос
F9Пересчитать все листы во всех открытых книгахПересчитать текущий лист Свернуть окно книги
F10Перейти в строку менюВывести контекстное менюРазвернуть или восстановить окно книги
F11Создать диаграммуВставить новый листВставить лист для макроса Microsoft Excel 4.0Открыть окно редактора Visual Basic
F12Выполнить команду Сохранить как (меню Файл)Выполнить команду Сохранить (меню Файл)Выполнить команду Открыть (меню Файл)Выполнить команду Печать (меню Файл)

Заключение

Итак, в своей работе я попыталась рассказать об основных возможностях табличного процессора Excel. Применение этого табличного процессора позволяет легко оптимизировать и ускорить работу по обработке информации. Ведь не зря доказано, что представление информации в табличном виде, а также в виде графиков, диаграмм позволяет более наглядно и лучше представить информацию.

Список литературы

1. «Как работать с Microsoft Office 97» Microsoft Press Официальное издание, 1998 г. 2. «Microsoft Office 97 для Windows для «чайников»» В.Вонг и Роджер С.Паркер, «Диалектика», Москва, 1997 г. 3. «Использование Microsoft Excel 97» Джошуа С.Носситер, «Диалектика», Москва, 1997 г.