Каталог :: Делопроизводство

Шпора: Документоведение

1. Виды документов и их класс-я.
Делятся на 2 группы: 1.по общим и административным вопросам; 2.по ф-ям
управления. Док-ы классиф-ся: 1.по наименованиям: служебные письма, приказы,
протоколы, акты, докладные записки; 2.по месту составления: внутренние и
внешние; 3.по содержанию: простые и сложные; 4.по форме: на индивид-
е(содержание каждого док-а имеет свои особенности), трафаретные(часть
отпечатана, др- запол-ся), типовые(для группы однород-х предприятий); 5.по
срокам исполнения: на срочные и несрочные; 6.по происхождению: на служебные и
личные; 7.по виду оформления: подлинные, копии, выписки, дубликаты; 8.по
средствам фиксации: письменные, графические и фото-кинодок-ты. Подлинник- это
подпис-й и надлеж-м образом оформленный док-т состав-й в 1 раз. Копия- это
повторное, абсолютно точное вопроиз-е подлинника, засвидетельст-е в
установленном порядке должност-м лицом. Выписка- при ее оформлении следует
указывать из какого док-та она сделана, она подтверждается подписями должн-х
лиц и печатями. При утередок-та выдается его дубликат, имеющий одинак-ю юрид-
ю силу на равнее с подлинником.
2. Оформление реквизитов: 01-10.
01- герб РФ- слева и посередине. 02-герб субъекта РФ- в соотв-и с правовыми
актами.  03-эмблема организации или товарный знак- помещается на бланке
организации в соотв-и с уставом.  04- код организации- по общерос-му классиф-
у предприятий и организаций (ОКПО)ставится в верхней части док-та.  05-код
формы документа- по общерос-му класс-ру управленч-й докумен-ии(ОКУД)ставится
в верхней части док-та.  06-код наименование организации- в верхней части
док-та над наимен-м организации указ-т сокращенные или полные наимен-я
вышестоящей организации.  07-справочные данные об орган-ии включ-т в себя
почтовый адрес, тел., факс, номер счета, E-Mail.  08-наименование вида док-
та- регламентируется уставом, письмо не имеет наз-е.  09-дата док-а- дата
подписания или утверждения, для протокола- дата подписания, акт- дата
события, подпис-ся в день этого события.  10-регистрационный номер- состоит
из порядкового номера, данного орган-ей. Проставляются через косую черту в
порядке указания авторов в док-те.
3. 11-14.
11- ссылка на регистрационный номер и дату док-та(На №__от__).  12-место
составления или издания док-та,  указ-ют только в том случае, когда трудно
опр-ть по реквизитам.  13-гриф ограничения доступа к док-у(секретно)на 1-м
листе док-та без кавычек.  14-адресат- название учреждения в Им.п., кому- в
дательном падеже. Док-т не должен содержать больше 4-х адресатов. При большем
состав-т список рассылок док-в.
4. 15-16.
15-гриф утв-я док-та- утв-ся должн-м лицом, состоит из УТВЕРЖДАЮ без кавычек,
наимен-я должности лица, подписи, инициалов, фамилии и даты утв-я. Если утв-
ют неск-ко чел-к подписи на одном уровне. Распол-ся в правом верхнем углу.
16-гриф резолюции- указания по исполнению решения и др., указ-ся к кому она
обращена в Род.п., содержание поручения, срок исполнения и дата, подпись
автора и дата. Распол-ся в правом верхнем углу.
5. 17-18.
17-заголовок к тексту- отражает осн-й вопрос, затронутый в письме, должен
быть кратким, емким и сформулир-м в одной фразе. Если это приказ нач-ся с
предлога –о-об-, если протокол- чего?. Не должны нач-ся «по делу»кроме юрид-х
док-в.  18-отметка о контроле- если срок исполнения не указан в резолюции, то
он опр-ся в 1 месяц, на док-те ставится буква К или штамп Контроль.
6. 19.
19-текст- может оформляться в виде анкеты, таблицы, связного текста или в
комбинир-м виде. Состоит из 2-х чпстей: в 1-й указ-ся- причина, основание,
цель составления док-ту, во 2-1, заключительной- решения, просьбы, выводы.
Текст может содержать только заключ-ю часть.в док-х использ-ся форма
изложения как от 1-го, так и от 3-го лица. В приказах, распоряж-х- 1-е лицо.
Протокол- 3-е лицо. Положения, инструкции, акты, справки- 3-е лицо.
7.20-21.
20-отметка о наличии приложения- в левом нижнем углу и начинается сразу со
слова Приложение и ставится двоеточие. Если приложение в тексте названо, то
пишется: на3 в5, если о приложении в тесте не указано, то перечисляют его
наз-е, кол-во листов и экземпляров. Если приложений много, то оно оформляется
на отдельном листе, в верхнем правом углу пишется Приложение1 к штатному
расписанию с указанием наименования данного док-та, его даты и номера.  21-
подпись ставится внизу док-та, если письмо оформляется на бланке, где указ-ся
наименование организации, то подпись не ставится. Если нет, то указ-ся наим-е
должности лица, подпись и ее расшифровка. Если финанс-е док-ты- сначала
подпись директора, а потом главбух. При подписании док-та должностными лицами
с равными должностями, их подписи располагаются на одном уровне. В док-х,
составленных комиссией, при подписи должности не указ-ся, а только их
обязанности(председатель комиссии, член комиссии). Члены комиссии идут в
алфавитном порядке.
8. 22-23.
22-гриф согласования состоит из слова СОГЛАСОВАНО, дальше указание должности,
личная подпись, ее расшифровка, дата. Располаг-ся под подписью или на
отдельном листе согласования.  23-виза включает в себя подпись визирующего
лица, ее расшифровку и дату, распол-ся на последнем листе подлинника. Если не
согласен, то пишется замечания прилагаются, в левом нижнем углу на отдельном
листе.
9. 24-26.
24-печать ставится так, чтобы она захватывала часть должности и подписи лица.
Удостоверяет права долж-х лиц на распор-е матер-и средствами.  25-отметка о
заверении копии док-та- проставляется ниже реквизита подпись и начинается со
слова Верно, наим-е должности лица, завер-го копию, его лич-ю подпись, ее
расшиф-у и дату заверения. При пересылке копии док-в в др. орган-ии
заверительную подпись удостоверяют печатью.  26-фамилия исполнителя и номер
его телефона- распол-ся на лицевой стороне или, при отсутствии места, на
оборотной стороне последнего листа док-та в левом нижнем углу. Ф.И.О.-
полностью. Если док-т был напечатан, то указ-ся Ф.И.-машинистки и кол-во
экземпляров.
10. Виды писем.
1. письмо-просьба, излагая его нужно подчеркнуть заинтересованность
предприятия в его исполнении, нач-ся со слов «Прошу или Просим».  2.письмо-
ответ(отказ)- схема письма: повторение просьбы, на кот. состав-ся ответ,
обоснование причины отказа, констатация отказа.  3.сопроводительное письмо,
составляется при отправке к-л док-в или матер-х ценностей, и оправдывает себя
только тогда, когда содержит к-л дополнительные разъяснения к прилож-м док-м,
или док-ты включают неск-ко листов.  4.договорные письма подтверждают факт
отправки договора.  5.письмо напоминание, его следует отправлять тогда, когда
не удается с помощью тел. или личного контакта получить ответ. Оно состоит из
2-х частей: 1.напоминание о выполнении действий, 2.указание мер, кот. могут
быть приняты в случае их невыполнения. На письме может стоять отметка
«Вторично», если отправитель допускает возможность, что адресат еще не
получил письма(по независящим от него обстоятельствам), в этом случае
дословно повтор-я текст 1-го письма.  6.информационные письма. Цель- в
своевременном инфор-ии др. орган-ии о к-л факте или событии. Подписываются
как секретарем-референтом, так и руководителем.  7.письмо-приглашение, может
адресоваться как конкретному лицу, так и организации.  8.письмо-предложение,
представляет собой заявление предприятия-продавца о желании заключить сделку
с указанием конкретных условий.  9.письмо-разрешение на выполнение к-л
просьбы.  10.письмо-подтверждение содержит сообщение о получении к-л
отправления, либо в том, что ранее составленный док-т остается в силе.
11. Справки и акты.
Справка- это док-т содержащий описание и подтверждение тех или иных фактов
или событий. Они бывают 2-х видов: 1. с информ-й о фактах и событиях
служебного хар-ра, они выдаются заинтересованным гр-м для подтв-я к-л юрид-го
факта; 2.справки с места работы, учебы и т.д. Акт- это док-т, составленный
неск-ми лицами, утв-й факт, событие, действие. Акты чаще всего составляются
комиссиями. Повод для составления акта: ликвидация, прием, передача,
дегустация,списание товаров. Они состав-я по единой схеме: 1.члены комиссий
изучают существо вопроса, подлежащего отражению в акте; 2.изучить законодат-е
и нормат-е док-ы, регулирующие данный вопрос. В акте отраж-ся только те
факты, кот. точно установлены лицами, подпис-ми док-т. Текст акта делится на
3 части: 1.введение, где указ-ся основание для составления акта,
перечисляются лица, состав-е акт; 2.констатирующая часть, в ней излагаются
цели задачи, проделанные составителями акта; 3.в заключ-й части акта делаются
выводы, даются рекомендации- не обязательно. В конце акта после текста перед
подписями при необходимости указ-т кол-во экземпляров акта и их
местонахождения. В акте перед текстом имеется заголовок, начинающийся с
предлогов –о-об-, отражающих краткое содержание самого акта.
12. Докладные и объяснительные записки.
Докладная записка- док-т, адресованный руководителю предприятия и
информирующий его о фактах, событиях. Цель- побудить руководителя принять
опр-е решение, поэтому текст делится на 2 части: 1.описательная; 2.излагаются
предложения, просьбы. Тексту докладной обязательно предшествует заголовок, с
предлога-о-об-. Докладные бывают внутренние и внешние. Внешняя оформ-ся на
бланке предприятия, внутренняя м.б. офор-на от руки. Объяснительная записка-
док-т, поясняющий к-л положения основного док-та или события, причины к-л
события или факта. Они делятся на 2 группы: 1.док-ты, сопровождающие основной
док-т и поясн-е содержание его отдельных положений; 2.объяснительные по
поводу к-л происшествий, поступков и поведения отдельных работников.
13.Заявление, приказ о приеме на работу, оформление трудовой.
Заявление- док-т, в кот. излагается просьба о зачислении на предприятие,
указ-ся профессия, должность, квалификация, специализация; составляется в
произвольной форме. Реквизиты: адресат, заявитель, место проживание
заявителя, наименование вида док-а(заявление), текст, подпись, дата
составления. Приказами по личному составу оформляется прием на работу,
увольнение и т.д. Оформляют приказы по личному составу на общих бланках. В
заголовке к тексту такого приказа пишут: «О приеме на работу», «О поощрении»и
т.д.
14.Виды обращения гр-н.
Их 3: 1.предложение; 2.заявление; 3.жалоба. Предложение- это вид обращения,
цель кот., во-первых, обратить внимание на необходимость совершенствования
работы и, во-вторых, рекомендовать конкретные пути и способы решения
поставленных задач. Заявление- вид обращения, направ-й на реализацию прав и
интересов гр-н. заявление может сигнализировать о недостатках. В отлич-е от
предложения в заяве не указ-ся пути и способы решения задач. Жалоба- вид
обращ-я, в кот. идет речь о нарушении прав и интересов гр-н. В жалобе
содержится: 1.информ-я о нарушении прав; 2.просьба об их восстановлении;
3.критика в адрес гос-х органов, лиц, отдельных гр-н в результате
необоснованных действий кот. произошло нарушение прав чел-а. гос-е органы
рассм-т обращ-е не позднее чем в 5-дневный срок; в случае, если это обращ-е
не в их компетенции, в 5-дневный срок нужно направить в опр-ю орган-ю,
известив заявителя. Обращ-я разрешаются в срок до 1 месяца со дня
регистрации. Если док-т не требует законодат-го изучения, то не позднее чем
через 15 дней. Все обращ-я регистр-ся в день подачи на регистр-й карточке.