Каталог :: Делопроизводство

Лекция: Лекции по делопроизводству

     
1стр.
Докладные записки. -это документ адресованный руководителю или вышестоящему учреждению и информирующий его о сложившейся ситуации, имевшим место явлении или факте, о выполненной работе, а так же содержащей выводу и предложение составителя. Д.З. включает следующие реквизиты: 1. Наименование структурного подразделения 2. Вид документа 3. Дата, номер 4. Место составления или издания 5. Заголовок к тексту 6. Текст 7. Подпись Д.З. бывают внешние и внутренние.
(0 табуляция)
Внутренние докладную подписывает составитель, внешнею, адресованную выше стоящей инстанции и оформленной на общем бланке учреждения, подписывает руководитель учреждения. ПРИМЕР внутренней докладной записки: Общий отдел Генеральному директору объединения ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА Н.К. Иванову 25.10.2002 №36 Рязань О замене пишущих машин Довожу до вашего сведения, что машинбюро в настоящее время оснащено пишущими машинами устаревшего образца, многие из которых имеют надёжные эксплуатационные качества. Прошу рассмотреть в-с о приобретении шести новых машинок и одного компьютера с принтером. Зав. машинбюро Г.Н. Колбасин ПРИМЕР внешней докладной записки: Министерство общего Генеральному директору и профессионального завода ............. образования РФ ................ Новосибирское областное И.И. Петрову управление народного образования Октябрьский отдел народного образования ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА 25.10.2002 №15 Новосибирск О проверке технического состояния жилых помещений базы отдыха Согласно поручению главы администрации Октябрьского района о проверке готовности баз отдыха для детей и определение количества школьников, которые могут отдохнуть летом 2002 года. Мною 13 мая сего года бал проведён осмотр жилых помещений базы отдыха Вашего завода. Все жилые корпуса в удовлетворительном состоянии, однако, в корпусе №1 необходимо вставить стёкла, корпус №2 нуждается в ремонте. Зав. района Н.И. Пирогов ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА -это док-т, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, отчёта, проекта) или объясняющая причины какого-либо события, факта, поступка. Объяснительная записка делится на 2-е группы: 1 гр. – это док-ты, чаще всего сопровождающие основной документ и поясняющие содержание его отдельных положений. Оформляются на общем бланке учреждений. 2 Гр. – это записки по поводу каких-либо происшествий, сложившихся ситуаций, поступков и поведений работников. ПРИМЕР: Объяснительная записка Директору центра «Кадры» 01.11.2002 №21 Н.И. Иванову О срыве занятий в группе секретарей-референтов 31 октября 2002 года на занятия по делопроизводству пришло только 3 слушателя из состава группы 19 человек
2стр.
Преподаватель Г.И. Григорьева Пр. внешней объяснительной записки – по одному предприятию, имеющему множество структурных подразделений: Наименование организации Производственный отдел Объяснительная записка Ген. Директору объединения 01.11.2002 №14 А.А. Зуеву Об установке оборудования Сводный отчёт об установке оборудования для производства аммиака, передан в выше стоящею организацию согласно договорённости 30.10.2002г. Начальник отдела А.Е. Ёлкин Пр. внешней объяснительной записки, адресованная в выше стоящую организацию: Производственное объединение По добыче железной руды «Крымчермет» Шахта «Юзовская» Объяснительная записка Ген. Директору объединения 01.11.2002 №10 К.Е. Матвееву О нарушении производственной дисциплины ,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,ТЕКСТ,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,, ,,,,,,,,,,,,,,,,, Горный мастер В.И. Софроний ФАКСЫ - относятся к оперативным средствам связи – максимальная связь. Ф. – это док- т, полученный с помощью специального аппарата или факса, по телефонным каналам связи, Ф. является копией передаваемого документа любого вида с приложением в виде таблиц, схем, чертежей, фотографий. Ф. является разновидностью переписки между деловыми партнёрами. Оформляется аналогично деловому письму. Дополнительными данными факса явл. данные, которые проставляет сам аппарат – указание (код) отправителя; дата и время передачи; номер телефакса (аппарата), с которого передата информация; количество страниц. Отправитель факса должен получить подтверждение о том, что информация дошла до получателя, в котором указывается код фирмы получателя, № телефакса получателя, дата и время продолжительности передачи, кол-во полученных страниц; результат. Большая часть коммерческой переписки хранится 3 года, в том числе и факсы и передаче на архивное хранение не подлежит. Переписка с иностранными фирмами по наиболее важным вопросам (экспорт, импорт) гарантии хранится 10 лет. ТЕЛЕГРАММА - это док-т, передаваемый по каналам связи. Образец международной телеграммы: МЕЖДУНАРОДНАЯ ТЕЛЕГРАММА МАКСИМОВ АТТАШЕ ПО ТОРГОВЛЕ ПОСОЛЬСТВО РФ В БЛГАРИИ УЛ.КРАСНОВА 5 СОФИЯ БОЛГАРИЯ ПРЕДСТАВИТЕЛИ МИНИСТЕРСТВА АНИСИМОВ ЗПТ КАНДРАТЬЕВ ПРИЕДУТ 15 МАРТА 1999 ГОДА В СОФИЮ ДЛЯ ПРВЕДЕНИЯ ПЕРЕГОВОРОВ ЗАМ МИНИСТРА ВЭС 100121, Москва, ул. Краснопресненская, 20, МВЭС, 15-23-08/02 10.01.99 Разина 235 41 38 СПРАВКИ - это док-т содержащий описание и подтверждение фактов и событий. Справки чаще всего составляются о подтверждении работы или оплаты труда сотрудников. Руководство предприятия обязано выдавать по просьбе сотрудника справку о работе в данной организации с указанием специальности, должности, квалификации, времени работы и размера з/п (статья 40 ТКРФ).
3стр.
Справки подготавливаются на бланке формата А5 имеющем адресные данные предприятия и трафаретный текст. Справки начинаются с указания в именительном падеже Ф.И.О. (полностью) лица о котором даются сведения, его должности, з/п. В правом верхнем углу указывается место предоставления справки (например: шк. №49; ТЭУ №3). На справке должна обязательно стоять дата подписания. Если ведётся учёт выдачи справок по журналу, ставят порядковый номер справки рядом с датой. Справки составляются в 1 экз. Одним из вариантов справки явл-ся справка по запросу руководства содержащая информацию по производственной тематике, такие справки могут быть внутренними и внешними. Справки для руководства не выходящие за пределы предприятия составляет и подписывает составитель (составитель). Внешние справки по запросу внешних организаций подписываются руководителем предприятия. Такая справка должна иметь заголовок к тексту, дату и период времени к сведениям относящимся к справке. Если справка даётся по нескольким вопросам, то её текст делят на разделы. Они должны иметь заголовок и нумерацию арабскими цифрами. Справки, имеющие цифровые показатели могут быть оформлены в виде таблицы. Справки по производственной тематике составляются в 2-х экз.: 1. адресату 2. подшивается в дело При наличии в справке сведений финансового хар-ра, она подписывается руководителем, гл. бухгалтером и заверяется печатью. Во всех внешних справках печать обязательна. Пример внешней справки: Наименование предприятия Место предоставления справки Адрес предприятия Тел. Факс СПРАВКА 00.00.00 № Леонтьева Оксана Анатольевна работает экономистом отдела маркетинга в АО «Комета» с окладом 3500 (три тысячи пятьсот) рублей в месяц. Директор И.О. Фамилия Главный бухгалтер И.О. Фамилия М.П. Мишин 243382 ДОГОВОРЫ Д. – это юр. документ устанавливающий права, обязанности договаривающихся сторон и ответственность за их выполнение. Договора могут быть заключены между организациями или организацией и гражданином или гражданами между собой. Если в договорные отношения вступает организация и гражданин договор называют трудовым соглашением. Существуют такие договора как: Д. о поставках, Д. о материальной ответственности, Д. аренды, Д. банковского счёта и т.п. Д. считается заключённым, если между сторонами достигнуты соглашения по всем пунктам. Реквизиты договора: 1) название док-та: договор 2) дата, номер и место составления 3) заголовок к тексту 4) текст: состоит из вводной части:1-наименование сторон 2-должности и фамилии лиц подписывающих договор 3-предмет договора 4-изложение порядка рассмотрения вопросов 5-общая сумма договора 5) Юр. адреса сторон 6) Подписи и печати сторон Д. составляется в нескольких экземплярах в зависимости от потребностей участков (чаще всего их бывает 2) Текст договора разделяют на разделы и подразделы. Каждая часть нумеруется арабскими цифрами. Часто договоры фин. назначения визируются юрист- консультом. КОНТРАКТ К. представляет собой особую форму срочного трудового договора, заключённого между предприятием в лице директора и работником. Контракт устанавливает условия найма организации, оплату труда, взаимные обязательства, права, ответственность сторон и основания для досрочного расторжения контракта. По сравнению с трудовым договором контракт позволяет более чётко и конкретно сформулировать условия, организацию и оплату труда с учётом индивидуальной особенности работника. Контракт может заключиться на время выполнения работы или на определённый срок. После окончания действия контракта он может перезаключиться на новый срок или продлеваться. Содержание контракта: 1. наименование сторон и их реквизиты 2. цель и предмет заключения контракта 3. требования к результатам работы 4.
4стр.
срок действия 5. условия организации труда (правила внутреннего распорядка, продолжительность отпуска и т.д.) 6. условия оплаты труда (не могут быть ниже min з/п, должен быть установлен порядок выплаты, требования и др. вопросы, а так же вознаграждения) 7. обязательства сторон и ответственность за их нарушение. 8. порядок разрешения вопросов(не должен противоречить законодательству) 9. основание и условия для срочного расторжения контракта 10.адреса сторон и подписи