Каталог :: Делопроизводство

Контрольная: Табель документов для проведения анализа документооборота

     Табель документов для проведения анализа документооборота (документопотоков)
     

Структурное подразделение: ООО «ПАСИВ»

п.п.

Выполняемые функции

Перечень входных документов

Откуда поступает документ

Перечень выходных документов

Кол-во экз. Составляемых документов

Куда направляется каждый экз.

Периодичность составления, поступления

Кол-во документов за год, др. Период времени

Предложения, примечания

2

3

4

5

6

7

8

9

10

1.Оформление трудового договора

1.Паспорт.

2.Тр.книжка. 3. страх. Свид. 4. Док.-ты воинского учета. 5. Док-т об бразовании.

1 экз.
2.Увольнение 1. Заявление; 2. Приказ. От работника. Руководителя.1 экз. 2 экз.
3.Аренда помещения Договор -арендыДоговор аренды с Мингосимуществом (2-х ст.)
4.Сдача в аренду Договор -аренды3-х сторонний договор
5.Акредитив Спец. Флрма –«Акредитив»Органи-зации4 экз.1 экз.- банк возращает орг.; 2-ой экз.- остается в банке; 3 и 4-ый- банк направляет в банк поставщика.
6.Аренда банковского сейфа1)Заявка на получение права пользование депозитарной ячейкой;2) Анкета пользователя и доверенность.Органи-зации
7.Открытие расчетного счета1.Заявл. на открытие счета. 2. Нотар. заверенные карточки с образцами подписей. 3. Нотар. завер. копию свидет. о постановке организации в налог. инспек. 4. Копию справки Гомстата Рос. о присвоении статистич. кодов.Органи-зация

1) 1 экз.

2) 1 экз.

3) 1 экз.

4) 1 экз.

8.Открытие валютного счета1.Заявл. на открытие счета. 2. Нотар. заверенные карточки с образцами подписей. 3. Копии учред. док-ов и свид. о гос. регистр. 4. Копию свидет. о постановке организации в налог. инспек. 5. Копию справки Гомстата Рос. о присвоении статистич. кодов.

Табель получаемых документов

Структурное подразделение: ООО «ПАСИВ»

п.п.

Наименова-ние документа

Пользова-тель, исполнитель

Кто подпи-сывает, утверждает документ. Печать

Регистрация кто, где, индекс

Резолюция: кто, когда

Срок от поступления в ор-ю до исполнения

Кто, когда ввел документ

Срок и место хранения

Замечания предложе-ния, форма использования

2

3

4

5

6

7

8

9

10

1.Письмо Юридическое лицо/физическое лицоРуководитель. Печать организацииСекретарь, канцелярияИсполнительное лицо3 дн.Руководитель Канцелярия, архив Произвольная форма
2.Заявка Подрядная организацияГлавный инженер. Печать организацииСекретарь, канцелярияГлавный инженер 30 дн.Подрядная организацияВ течение года, ОМТСПроизвольная форма
3.Служебная запискаДоговорная организацияРуководитель. Печать организации Секретарь, канцелярияРуководитель 14 дн.Договорная организация Канцелярия, архив Произвольная форма
4.Факс Юридическое лицо/физическое лицоРуководитель. Печать организации Секретарь, канцелярияРуководитель 5 дн.Юридическое лицо/физическое лицоКанцелярия, в течение 30 дн. Произвольная форма
5.Счет Договорная организацияГлавный бухгалтер. Печать организацииСекретарь, канцелярияФинансовый директор 3-5 дн.Стандартный документ

Бухгалтерия,

В течение года

Форма №
6.Счет-фактураДоговорная организацияГлавный бухгалтер. Печать организацииСекретарь, канцелярия Главный бухгалтер3-5 дн.Стандартный документ

Бухгалтерия,

В течение года

№ 108
7.Накладная Юридическое лицоЮридическое лицо. Печать организацииОМТСНачальник ОМТС7 дн.Стандартный документОМТС, неделяФорма №
8.Коммерче-ское предложениеЮридическое лицоЮридическое лицо. Печать организацииРуководитель Исполнительное лицо 30 дн.Юридическое лицоИсполнитель-ное подразделение, в течение года Произ-вольная форма
9.Проект Проектная организацияРуководитель. Печать организации Исполнительное подразде-лениеРуководитель До оконча-ния сроков исполненияСтандартный документАрхив Стандарт-ная форма
10.Смета Подрядная организацияИсполнитель работ. Печать организацииЗаказчик работРуководитель До оконча-ния сроковСтандартный документАрхив Форма №
11.Приказ Структурное подразделе-ниеРуководитель. Печать организации Секретарь, канцелярияРуководитель В течение годаСтандартный документАрхив Стандарт-ная форма
12.Акт Договорная организацияРуководитель. Печать организацииСекретарь, канцелярияРуководитель В течение годаСтандартный документАрхив Форма № 2
13.Соглашение Юридическое лицо/физическое лицоЮридическое лицо. Печать организации /физическое лицоСекретарь, канцелярияРуководитель В течение годаСтандартный документАрхив Стандарт-ная форма
14.Договор Юридическое лицо/физическое лицоРуководитель. Печать организации Секретарь, канцелярияРуководительВ течение годаСтандартный документАрхив Форма №
15.Контракт Юридическое лицо/физическое лицоЮридическое лицо. Печать организации /физическое лицоСекретарь, канцелярия-В течение годаПроизвольная формаКанцелярия. Архив Произвольная форма

Табель создаваемых документов

Структурное подразделение: ООО «ПАСИВ»

№ п.п.

Наименование документа

Сотрудник, готовящий документ

С кем согласовывается документ

Кто подписывает, утверждает документ, печать

Источники для подготовки документа

Время, необходимое для полного оформления документа

Регистрация: кто, где, индекс

Кто контролирует прохождение и исполнение

Кто ввел документ

Срок и место хранения контрольного экз.

Предложения, примечания

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

1.Письмо Исполнительное лицоРуководитель Исполнительное лицо, руководитель. Печать организацииТехническая литератураВ течение дняКанцелярия Отдел управления делами Руководитель Канцелярия, 1 год
2.Заявка Сотрудник ОМТСНачальник ОМТСРуководитель. Печать организацииТехническая литератураВ течение дняКанцелярияРуководи-тель Сотрудник ОМТСОМТС, 1 год
3.Служебная запискаИсполнительное лицо РуководительРуководитель. Печать организацииИсполнительная документацияВ течение дняКанцелярияРуководи-тельИсполнительное лицоКанцелярия, 5 лет
4.Факс Сотрудник РуководительРуководитель. Печать организацииИсполнительная документацияВ течение дняКанцелярияРуководи-тельСотрудник Канцелярия, 1 год
5.Счет Главный бухгалтер Финансовым/коммерческим директоромФин./ком. Дир./ Гл. бух. Печать организацииКалькуляция В течение дняБухгалтерия/финю отд.Фин./ком. Дир./ Гл. бух.БухгалтерияБухгалтерия/фин. Отд. Архив – 5 лет.
6.Счет-фактураГлавный бухгалтер Финансовым/коммерческим директоромФин./ком. дир./ Гл. бух. Печать организацииСчет В течение дняБухгалтерия/финю отд.Фин./ком. Дир./ Гл. бух.БухгалтерияБухгалтерия/фин. Архив – 4 года.
7.Накладная ОМТСНачальник ОМТС/финансовый отд.Начальник ОМТС. Печать организацииМатериальные требования В течение дняОМТСНачальник ОМТС/финансовый отд.ОМТС

ОМТС

Архив – 5 лет.

8.Коммерче-ское предложениеКоммерческий дир.Руководитель Ком. дир. В течение дня Печать организацииИсполнительная документация/маркетингаВ течение дняКанцелярия РуководительКом. дир Исполни-тельное подразделение, в течение года
9.Проект Отдел проектной документацииКонтролирующие организацииРуководитель проекта. Печать организацииЗаявка от заказчика3 месяцаКанцелярия. Контролирующие организации.Заказчик Отдел проектной документацииАрхив.
10.Смета Сметный отд.Фин. Отд./руководительЗаказчик, исполнителью Печать организацииТехнич. лит. Проект В течение дняКанцелярия Заказчик, исполнитель Сметный отд.Архив
11.Приказ Руководитель Руководитель. Печать организацииНа основании писем.В течение дняКанцелярия Руководитель Руководитель Архив. 75 лет минус возраст
12.Акт Исполнительное лицоЗаказчик, исполнитель Заказчик, исполнитель. Печать организацииСмета В течение дняКанцелярия Заказчик, исполнитель Исполнительное лицо5 лет.
13.Соглашение Исполнительное лицоЮридическое лицо/физическое лицоЮридич. лицо. Печать организации /физич. лицо Договор В течение дняКанцелярияИсполнительное лицоИсполнительное лицоАрхив- 75 лет.
14.Договор Исполнительное лицоРуководитель Руководитель. Печать организации.ГОСТВ течение дняКанцелярияИсполнительное лицо. руководительИсполнительное лицоАрхив- 75 лет.
15.Контракт Исполнительное лицоЮридическое лицо/физическое лицоЮридич. лицо. Печать организации /физич. лицоГОСТВ течение дняКанцелярияЮридическое лицо/физическое лицо. Исполнительное лицо.Исполнительное лицоКанцелярия
Табель документов для проведения анализа документооборота (документопотоков) Структурное подразделение: ООО «АКТИВ»

п.п.

Выпол-няемые функции

Перечень входных документов

Откуда поступает документ

Пере-чень выход.док.

Кол-во экз. Составляемых документов

Куда направл. каждый экз.

Периодич. составления, поступления

Кол-во док. за год, др. пер. времени

Пред-лож. Примеч.

2

3

4

5

6

7

8

9

10

1.Поступление немате-риальных активовАкт приемки-передачи нематериал. Актива, карточка учета нематер. активов
2.Открытие расчетного счета1.Заявл. на открытие счета. 2. Нотар. заверенные карточки с образцами подписей. 3. Нотар. завер. копию свидет. о постановке организации в налог. инспек. 4. Копию справки Гомстата Рос. о присвоении статистич. кодов.Органи-зация

5) 1 экз.

6) 1 экз.

7) 1 экз.

8) 1 экз.

3.Открытие валютного счета1.Заявл. на открытие счета. 2. Нотар. заверенные карточки с образцами подписей. 3. Копии учред. док-ов и свид. о гос. регистр. 4. Копию свидет. о постановке организации в налог. инспек. 5. Копию справки Гомстата Рос. о присвоении статистич. кодов.
4.Акредитив Спец. Флрма –«Акредитив»Органи-зации4 экз.1 экз.- банк возращает орг.; 2-ой экз.- остается в банке; 3 и 4-ый- банк направляет в банк поставщика.
5.Оформление пластиковой карты 1) Заявление-обязательство на получение корпоративной карты Банка; 2) Генеральное соглашение о корпоративных картах Банка 3) Условия выпуска карточек и обслуживания счета Органи-зации
6.Предоставле-ние коммерческо-го кредита 1) Заявл. о предоставлении кредита по форме Банка; 2) Учредительные и регистрационные док.-ты, заверенные нотариально или регистрационной палатой; 3) Док-ты, подтверждающие полномочия; 4) Анкета клиента по форме Банка; 5)Док-ты, характер-ие финансовое состояние клиента;6) Инф-ия о кредитуемой сделке; 7) Док-ты по обеспечению кредита; 8) Страх. свид. ФСС; 9) Заявл. об открытии счета.Органи-зации
7.Аренда банковского сейфа

1)Заявка на получение права пользование депозитарной ячейкой ;

2) Анкета пользователя и доверенность.

Органи-зации
8.Аренда помещения Договор -арендыДоговор аренды с Мингосимуществом (2-х стор.)
9.Сдача в аренду Договор -аренды3-х сторонний договор

Табель получаемых документов

Структурное подразделение: ООО «АКТИВ»

п.п.

Наименова-ние документа

Пользова-тель, исполнитель

Кто подпи-сывает, утверждает документ. Печать

Регистрация кто, где, индекс

Резолюция: кто, когда

Срок от поступления в

ор-ю до исполнения

Кто, когда ввел документ

Срок и место хранения

Замечания предложе-ния, форма использования

2

3

4

5

6

7

8

9

10

1.Приказ (расп.) о приеме работника на работуСтруктурное подразделение.Руководитель. Канцелярия.Руководитель. Стандартный документАрхив – 75 лет.
2.Приказ (расп.) о переводе работника на др. работуСтруктурное подразделение.Руководитель.Канцелярия.Руководитель.Стандартный документАрхив – 75 лет.
3.Приказ (расп.) о предостав. отпуска работникуСтруктурное подразделение.Руководитель.Канцелярия.Руководитель.Стандартный документАрхив – 75 лет.
4.Приказ (расп.) о прекращении действия труд. дог. с работникомСтруктурное подразделение.Руководитель. Канцелярия.Руководитель. Стандартный документОрганизация – 25 лет.
5.Приказ (распр.) о поощрении работникаСтруктурное подразделение.Руководитель.Канцелярия.Руководитель. Стандартный документАрхив – 75 лет.
6.Приказ о направлении сотр. в команди-ровку Структурное подразделение.Руководитель.Канцелярия.Руководитель.Стандартный документАрхив – 5 лет.
7.Уведомление об увольненииРаботник Работник
8.Заявление на выдачу денег Работник Руководитель Бухгалтерия Руководитель Бухгалтерия
9.Авансовый отчет

Структурное подр.

Руководитель Бухгалтерия Стандартный документБухгалтерия
10.Счет Организация Руковод., гл.бух.Бухгалтерия Стандартный дАрхив – 5 лет.
11.Заявление о зачете взаимных требованийОрганизация Руковод., гл. бух.БухгалтерияАрхив – 5 лет.
12.Счет-фактура Структурное подр.Руковод., гл. бух., сотрудник составитель.Бухгалтерия Стандартный документАрхив – 4 года.
13.Товарно-транспортная накладнаяСтруктурное подр.Гл. бухгалтер. Печать организации.Бухгалтерия Стандартный документАрхив – 5 лет.
14.Товарная накладная Структурное подр.Нач. отд. снабжения, гл. бух., кладовщик. Печать орг-ций.Бухгалтерия Стандартный документАрхив – 5 лет.
15.Требование-накладнаяСтруктурное подр.Зав. складом, нач. цеха.БухгалтерСтандартный документАрхив – 5 лет.

Табель создаваемых документов

Структурное подразделение: ООО «АКТИВ»

№ п.п.

Наименование документа

Сотрудник, готовящий документ

С кем согласовывается документ

Кто подписывает, утверждает документ, печать

Источники для подготовки документа

Время, необходимое для полного оформления документа

Регистрация: кто, где, индекс

Кто контролирует прохождение и исполнение

Кто ввел документ

Срок и место хранения контрольного экз.

Предложения, примечания

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

1.Приказ (об увол.)Отд. кадровРуководи-тель Руководи-тель Личное заявл. сотрудникаНе позднее последнего рабочего дня увольняемого работникаЖурнал регистрации приказов. Отд. кадровНач. отд. кадровСтандартный документАрхив. 75 лет минус возраст
2.Личная карточка Отд. кадровС потенци-альным работникомЛичный работникПаспорт, тр. книжка, анкетные данныеВ теч. дняКартотека Нач. отд. кадровСтандарт-ный документКартотека. Архив. 75 лет минус возраст
3.Трудовая книжка Отд. кадровБез согласованияНач. отд. кадров. Печать организацииПриказ В течение дняКнига учета движения трудовых книжекНач. отд. кадровСтандарт-ный документОтд. кадров
4.Личное делоОтд. кадровБез согласова-нияНач. отд. кадров.Совоку-пность док., содержащих необход. сведения о работнике и его труд. стажеВ течение неделиЖурнале учета личных дел Нач. отд. кадровОтд. кадров. архив – 75 лет
5.Трудовой контрактСекретарь, работникРуководи-тель Руководи-тель

Заявление, паспорт, тр. Книжка, страх. свид., док. об образов.

В течение дняСекретарь, работник Стандарт-ный документ
6.Расчетно-платежная ведомость Бухгалтерия Гл. бух.Гл. бух. Руководи-тель. Сумма з/п. Пособие по врем. Нетрудоспособ. Оплата работы в выходные.В течение дняЖурнал регистр. плат. ведом.Кассир Стандарт-ный документБухгалтерия Архив, – 75 лет.
7.Путевой лист Диспетчер Диспетчер-нарядчикВодитель, механик.Пе-чать орг-ии.Технические данные автомобиля., задание водителю и др.В течение дня

Работник.

Журнал регистрации путевых листов.

Диспетчер Стандарт-ный документАрхив, в течение 5-ти лет.
8.Табель учета испол. рабочего временУполномоченное лицоРуководи-тель Руководи-телем и работни-ком, ответствен-ным за его ведение. Печать с оборотом.табель учета использования рабочего времени Табель ведется в течение месяца Расчетный отд.БухгалтерияСтандарт-ный документБухгалтерия. Архив. 75 лет минус возраст
9.Штатное расписаниеСотрудник отд. кадров или бух.Руководи-тель. Руководи-тели структурных подр. и гл. бух.Кол-во штатных ед. Вилка дол-ых окладовСтандарт-ный документАрхив. 75 лет минус возраст
10.Командировочное удостовере-ниеКадр. служба или бух-ия.Руководи-тель Руководи-тели орг-ий, печать орг.Журнал регистр. удостоверений.Стандарт-ный документАрхив – 5 лет.
11.График отпусковРуководи-тель. Рук. Отд. кадров и рук-ли структурных подр.Учитывается специфика орг., нормы труд. Закона и пожелания сотр.График состав. В начале каждого года.Отд. кадров.Стандарт-ный документАрхив. 75 лет минус возраст
12.Расчетная ведомостьБухгалтерия Бухгалтер.Бухгалтер, сотрудникОклад, кол-во раб. дн., общую сумму ден. средств.Бухгалтерия Стандарт-ный документ75 лет.
13.Платежная ведомостьБухгалтерия Бухгалтер.

Руковод., гл.бух. Кассир, бух., сотрудник.

З/п, реквизиты рас. кас. ордера.БухгалтерияСтандарт-ный документАрхив – 5 лет.
14.Служебное заданиеСотр. кад. службы.Рук. организации.Рук. струк. подр. рук. орг.Содержание заданияКадровая служба.Стандарт-ный документ5 лет.
15.Лицевой счетБухгалтерия Бухгалтерия.Бухгалтер.Сведения о работе сотр.БухгалтерияСтандарт-ный документАрхив – 5 лет.