Каталог :: Делопроизводство

Реферат: Optima Workflow

                             OPTIMA WORKFLOW:                             
                          назначение и преимущества                          
     
     1. Назначение системы, актуальность использования «OPTiMA-WorkFlow»  3
     2. Российский системный интегратор «OPTIMA» на выставке IFABO-2001  5
     3. Современные принципы электронных систем
документооборота в отношении системы OPTIMA.. 8
     4. Преимущества осуществления электронного
документооборота на базе использования решений фирмы «ОПТИМА». 14
     

1. Назначение системы, актуальность использования «OPTiMA-WorkFlow»

Под управлением электронным документооборотом в общем случае принято понимать организацию движения документов между подразделениями предприятия, группами пользователей или пользователями. При этом под движением документов понимается не их физическое перемещение (т. к. они чаще всего остаются на сервере), а передачу прав на их использование с уведомлением конкретных пользователей и контролем за их исполнением. Главное назначение систем электронного документооборота — это организация хранения электронных документов, а также работы с ними (в частности, их поиска как по атрибутам, так и по содержимому). В системах электронного документооборота также реализован санкционированный доступ к документам, отслеживаются произведенные в них изменения и контролируются все их версии и подверсии. По данным Forrester Research, 38% компаний из списка Fortune 500 считают, что приобретение современной системы управления документооборотом (СУД) является критически важным для успешного ведения их бизнеса. В соответствии с прогнозом SIGNAL Magazine, объем только американского рынка систем электронного документооборота (СЭД) в 2004 г. достигнет $6 млрд c ежегодными темпами роста около $1 млрд. По различным оценкам в мире сейчас существует более 500 СУД, отличающихся друг от друга как по функциональным возможностям, так и по технологическим решениям. Разработкой интегрированных СЭД в мире занимаются десятки компаний, к которым относятся, в частности: ACS Software, Action Technologies, Cyco, Datamax Technologies, Documentum, Dynamic Imaging, Eastman Software, FileNet, Hyland Software, Ideal, InterTech, Magellan Software, PC DOCS, Radnet, Siemens Nixdorf, SER Macrosoft, Saperion, Saros, Staffware plc, Tower Software, Tower Technology, TSP; Unisys, Westbrook Technologies и др. Ниже будут кратко рассмотрены некоторые из решений, предлагаемых ими. Система OPTiMA-WorkFlow предназначена для управления процессами создания, обработки, тиражирования и хранения документов или иных информационных объектов, а также для автоматизации основных процедур современного делопроизводства и организации документооборота. Управлению и планированию в системе подлежат, в первую очередь, производственные процессы (бизнес-процессы, потоки работ), в ходе выполнения которых создаются и движутся документы. Следовательно, автоматизация делопроизводства и организация документооборота становится не абстрактной целью, а эффективным средством достижения целей компании в производственной или управленческой деятельности. «OPTiMA-WorkFlow» упорядочит работу над документами, циркулирующими в вашей компании. Вы сможете реально управлять документооборотом. Внедрение Системы реально обеспечит: повышение производительности труда; сокращение времени принятия управленческих решений; улучшение исполнительской дисциплины и снижение влияния личных качеств персонала на выполнение процессов обработки документов; организацию единого централизованного хранилища документов с оптимальной структурой; надежность защиты конфиденциальных данных.

2. Российский системный интегратор «OPTIMA» на выставке IFABO-2001

На международной выставке информационных технологий IFABO-2001, проходящей в Вене 11-14 сентября 2001 года, компания OPTIMA GmbH (Австрия, Вена), входящая в группу компаний OPTiMA (Россия, Москва), впервые в Австрии представляет российскую систему автоматизации управления потоками работ и организации конфиденциального документооборота OPTiMA-WorkFlow. Система специально адаптирована для европейского рынка и будет доступна в версиях на немецком и английском языках. Кроме того, фирма OPTIMA представит вниманию посетителей выставки целый спектр решений в области разработки программного обеспечения для государственных и частных компаний. Представляемая компанией OPTiMA GmbH система OPTiMA-WorkFlow отвечает самым высоким требованиям, предъявляемым сейчас к комплексам управления потоками работ. Во-первых, данная система ориентированна на процессы, а не на документы. Владелец системы может настраивать ее так, как это ему нужно, не ограничивая себя рамками начальной конфигурации. OPTiMA-WorkFlow может полностью адаптироваться к специфике предприятия и происходящим изменениям в его деловых процессах. Во-вторых, OPTiMA-WorkFlow является легко масштабируемой системой. Она может обслуживать сферу управления документами как целиком, так и внедряться поэтапно, начиная с критических участков делопроизводства. При изменении организационной структуры фирмы перенастройка системы производится «на ходу», без прекращения ее работы. В-третьих, OPTiMA-WorkFlow основана на принципах открытой архитектуры, что обеспечивает возможность ее взаимодействия с любыми другими средствами обработки данных, например, системами бухгалтерского учета и финансового анализа, службами электронной почты и др. В-четвертых, система обеспечивает высочайший уровень надежности и безопасности за счет встраиваемых систем криптографической защиты. И наконец, OPTiMA-WorkFlow имеет практически беспрецедентное для европейского рынка соотношение цена/качество. Система OPTiMA-WorkFlow имеет более чем пятилетнюю историю успешных внедрений на сотнях предприятий России и стран СНГ. В настоящее время эту российскую разработку используют в сотнях организаций. Среди них: - Центральный аппарат РАО ЕЭС России; - Промышленно-страховая компания; - Служба премьер-министра Кабинета министров Украины; - Фонд государственного коммунального имущества Украины; - Московский Кредитный Банк; - Нижегородский центр технический диагностики, экспертизы и сертификации; - Мэрия города Ярославля (г. Ярославль) и Администрация Ростовской области; - Предприятие «Уралэлектромедь»; - Лианозовский молочный комбинат; Система OPTiMA-WorkFlow обеспечивается полной поддержкой и сопровождением, отлаженной системой обучения и сертификации специалистов и пользователей. Помимо системы OPTiMA-WorkFlow, компания OPTiMA представляет на выставке ряд комплексных услуг для европейских компаний: - оффшорную программирование; - реинжиниринг приложений; - внедрение, настройку и поддержку программных систем; - решения на основе WEB-технологий; - решения в сфере электронной коммерции; - разработку систем обработки данных (Data Mining); - разработку информационных хранилищ (Data Warehouse). Все разработки осуществляются отдельным подразделением группы компаний OPTiMA — Центром разработки программного обеспечения (OSDC). Действующая в компании «OPTIMA» система качества соответствует международному стандарту ИСО 9001-94. К середине 2002 г. ожидается получением Центром разработки программного обеспечения сертификата SEI CMM Level 3. Немаловажно для европейского рынка и то, что программные разработки фирмы OPTiMA отличает редкое сочетание отличного качества и невысокой стоимости. Неотъемлемой частью работы с заказчиком является обучение персонала наших клиентов. Наличие собственного Учебного центра «OPTIMA» позволяет разрабатывать необходимую учебную документацию и программы обучения для каждого программного продукта. Располагая всеми необходимыми ресурсами, OPTiMA предлагает своим Заказчикам в России и за рубежом широкий спектр технологических решений и услуг на основе современных методологий и менеджмента, систем управления качеством и взаимодействия с заказчиками и партнерами.

3. Современные принципы электронных систем документооборота в отношении системы OPTIMA

Система «OPTiMA-WorkFlow» разработана с соблюдением всех основных принципов построения современных открытых информационных систем. Масштабируемость и управляемость Система может охватывать сферу управления документами как целиком, так и внедряться поэтапно, начиная с критических участков делопроизводства. В процессе эксплуатации система OPTiMA-WorkFlow автоматически собирает статистику о движении документов, анализ которой позволяет рационализировать документооборот. При изменении структуры фирмы или методов организации документооборота, перенастройка OPTiMA-WorkFlow может производиться без остановки системы. Преемственность Терминология и принципы организации электронного документооборота на базе использования системы OPTiMA-WorkFlow весьма схожи со стандартами, принятыми в традиционном «бумажном» документообороте. Допускается совместное использование электронных и бумажных документов. Ни от пользователей, ни от руководителей не требуется специальной подготовки в области компьютерных технологий или освоения какой-либо научной методики. Для того чтобы правильно спланировать процесс обработки документа системой OPTiMA-WorkFlow, в большинстве случаев достаточно просто здравого смысла и некоторого опыта канцелярской работы. Надежность и контроль Благодаря использованию единого централизованного хранилища документов достигается высокая надежность и управляемость, удобный, быстрый и подконтрольный доступ пользователей к информации. OPTiMA-WorkFlow обеспечивает гарантированную сохранность данных и всех версий документов. Весь процесс движения документов отслеживается и фиксируется системой. Встроена система оповещений ответственных лиц о возникновении исключительных ситуаций. Гибкость OPTiMA-WorkFlow позволяет работать как по жестко предопределенным технологическим схемам, так и с предоставлением исполнителям свободы в принятии решения на своем уровне. В системе поддерживается прямое оперативное управление процессами документооборота. Это означает, что изменения в порядке обработки документов, вносимые пользователями, вступают в действие быстро и согласованно. Безопасность Все документы, правила их обработки, маршруты рассылки и служебная информация защищены системой от любого преднамеренного и непреднамеренного вмешательства. Пользователям доступны только те объекты, которые оказываются на их «рабочих столах». Система «OPTIMA-WorkFlow» обеспечивает шифрование и электронно- цифровую подпись сертифицированными ФАПСИ криптографическими средствами. Открытость OPTIMA-WorkFlow основана на принципах открытой архитектуры, что обеспечивает возможность ее взаимодействия с любыми другими средствами обработки данных, например, с системами бухгалтерского учета и финансового анализа, средствами электронной почты и т.д. Благодаря механизму ODBC обеспечивается совместимость системы со всеми современными промышленными СУБД. Система полностью совместима с любыми приложениями-обработчиками, разработанными в соответствии со стандартом OLE2. За счет специальных средств системы осуществляется совместимость с прочими Windows и DOS-приложениями. Квалифицированные пользователи имеют возможность, используя API, нарастить базовые возможности системы, дополнив ее своими собственными разработками. Полнофункциональная маршрутизация и средства описания сценариев движения документов В первую очередь - это графический редактор, CASE-подобный инструмент, для формирования технологических маршрутных схем - описаний процессов движения документов и технологических операций на этапах работы с ними. Он является инструментом для создания моделей, стандартизации и оптимизации всех регулярно выполняющихся процессов обработки типовых документов. Однажды созданная схема становится основой для автоматизации и управления выполнением цепочки взаимоувязанных работ различными исполнителями. Контроль соблюдения требований технологии работы с документами Имеются развитые возможности для сопоставления нормативных и фактических характеристик выполнения работ на конкретном технологическом этапе. На базе результатов такого сопоставления осуществляется контроль над ходом выполнения процессов и определяется вся необходимая для принятия управляющих воздействий информация. Контроль исполнения поручений Кроме механизма контроля выполнения работ над документом система имеет мощные функции по обеспечению контроля исполнения поручений. Эта функция реализована на базе создания специализированного вида документа - «документ на контроле», который помещается на «доску объявлений». Эти документы доступны исполнителям только в той части, в которой эти исполнители упоминаются. Исполнители могут не только ознакомиться с содержанием подлежащего исполнению поручения, но и непосредственно в документ внести сведения о ходе исполнения, обращения к контролеру, отметить факт выполнения и т.д. Все это происходит в одном экземпляре документа, который таким образом не тиражируется и не рассылается в адрес всех упомянутых в документе контролеров, ответственных исполнителей и соисполнителей. В модуль работы с таким документом встроены механизмы рассылки уведомлений о постановке на контроль и напоминаний об истечении сроков исполнения, сбора статистики о ходе исполнения и состоянии исполнительской дисциплины. Эти механизмы полностью интегрированы с современными настольными приложениями пользователей MS Outlook и MS Project. Динамическая модификация формы и содержания учетных данных и процедуры регистрации Система не предлагает какой-либо одной стандартной процедуры обработки документа или стандартного метода его регистрации, а предоставляет пользователям механизмы настройки. Это позволяет оперативно отслеживать изменения методологии и стандартов ведения делопроизводства, подстраиваться под специфику любого нового типа документов, динамически наращивать нормативно-справочные данные, оптимизировать процедуры документооборота, наращивать список категорий и типов документов, вовлеченных в документооборот. Полноценный механизм контроля версий Система имеет полноценный механизм контроля версий документа, работа которого определяется требованиями заказчика. Этот механизм, в частности, позволяет системе обеспечить возможность формирования «хронологического дерева» событий в истории обработки документа с учетом всех его перемещений, возвратов на доработку, вхождений в качестве составной части в другие документы и т.д. Благодаря поддержке механизма контроля версий есть возможность однозначно определить кто, когда, на каком технологическом этапе, на каком рабочем месте произвел то или иное изменение в документе. Создание любых форм отчетности и полное присоединение разработанных макетов отчета к системе При помощи пакета Seagate Crystal Report возможно создание различных форм отчётности. Макет отчета может добавляться к системной библиотеке отчетов. На него устанавливаются права на использование конкретными пользователями. Выполнение отчета может быть инициировано непосредственно с автоматизированного рабочего места. Возможна параметрическая настройка правил формирования отчета. Работа с любыми электронными объектами Обилие разнообразных средств представления данных в электронном виде открывает широкий спектр дополнительных возможностей. Разработчики OPTiMA- WorkFlow максимально расширили смысл понятия «документ» - документом может быть текстовый файл, таблица, изображение, прочитанное сканером, факс и даже звук, например, голосовое распоряжение. Работа в распределённых корпоративных сетях Поскольку хранение объектов обработки организовано в системе на базе использования современного почтового сервера MS Exchange, то процесс обработки документов является единым и «прозрачным» для всех пользователей системы, независимо от территориального расположения рабочих станций, серверов, степени их удаленности и используемых видов связи. Для совместной, многоэтапной, обработки документов многими исполнителями, находящимися на разных территориях не требуется их постоянного присутствия или прямого общения - система сама позаботится о том, чтобы каждый вовремя выполнил свою работу. Индивидуальная настройка интерфейса рабочего места пользователя Интерфейс и функции рабочего места пользователя могут быть легко настроены в соответствие с требованиями к конкретному рабочему месту и конкретным должностным обязанностям пользователя системы документооборота.

4. Преимущества осуществления электронного документооборота на базе использования решений фирмы «ОПТИМА»

Реальностью в работе многих организаций в данное время является ослабленная коммуникация между сотрудниками и подразделениями, отсутствие формализованного представления о том, как ДОЛЖНО выглядеть взаимодействие сотрудников. Также быстрое изменение законодательства и форм отчетности ведут к неслаженной работе организации. Технология WorkFlow - технология автоматизации управления потоками работ: - Автоматизация выполнения деловых (бизнес) процессов - Технологическая основа автоматизации обработки данных - Моделирование деятельности предприятие - Организация и управление взаимоувязанной деятельностью всех членов коллектива предприятия - Технология WorkFlow может быть применена в таких сферах, как - Логистика - Проектирование - Издательская деятельность - Работа с клиентами - Управление качеством - Планирование и контроль исполнения - Организация делопроизводства и управление документооборотом Возможности: 1. Архивное хранение документов - Систематизированное и иерархическое хранилище документов - Надежность и безопасность хранения - Хранение документов различных типов - Атрибутивный и полнотекстовый поиск документов, нечеткий поиск 2. Коллективная работа с документами - Политика разграничения полномочий пользователей в системе - Контроль версий документов - Системный аудит событий - Территориально распределенная обработка документов - Поддержка работы удаленных и мобильных пользователей 3. Автоматизация делопроизводства - Полная интеграция с «Production System» - Различные сценарии создания документа - Настраиваемые формы регистрации документов - Автоматизация процесса регистрации - Средства генерации форм оперативной и статистической отчетности 4. Управление движением документов - Маршрутизация движения документов - Гарантированная доставка документов - Механизм оповещений пользователей - Отслеживание и фиксация статуса и этапов жизненного цикла документов - Формирование «хронологии» процессов создания и обработки документов 5. Дисциплина работы с документами - Контроль выполнения работ - Контроль исполнения поручений - Средства визуального контроля и прогнозирования результатов работ - Мониторинг исполнительской дисциплины - Управление персоналом, вовлеченным в процессы документооборота Основные достоинства решения на базе использования системы Optima-WorkFlow - Полнофункциональная маршрутизация и средства описания сценариев движения документов - Сертифицированные ФАПСИ средства шифрования и электронно-цифровой подписи - Контроль выполнения работ и контроль исполнения поручений - Полноценный механизм контроля версий - Комплексность системы - Масштабируемость решений - Безопасность и защита данных - Адаптивность к изменениям - Производительная обработка данных - Высокая степень автоматизации работ - Развитые средства организации доступа к информации