Каталог :: Программирование и комп-ры

Реферат: Форматирование листов в Excel

            Форматирование листов в Excel            
                                                                   
Любая таблица состоит из строк и столбцов, как правило строки нумеруются цифрами 
1, 2, 3 и т.д. до 16384, а столбцам присваивается
соответствие латинскому алфавиту A, B, C и т.д. Причем когда алфавит
заканчивается, за Z следует AA, AB, AC и т.д. до 
IV. Пересечения строк и столбцов образует ячейки, каждая ячейка имеет 
адрес, который обозначается именем столбца и номером строки. Например 
B5.
                              
Рис. 1. Рабочий лист Excel
В ячейки заносятся данные. В дальнейшем при обращении к эти данным всегда идет
ссылка на адрес ячейки где они расположены. Например в Е9 
расположено число 5. Если необходимо провести какие-либо действия с
этими данными например сложить два числа 4 из ячейки A1 
и 4 из ячейки C7 и поместить их сумму в ячейку C3
, то в ячейке C3 вводится формула =A1+C7 и в
ячейки C3 появляется результат 8.
     

1. Вид и основные понятия

1.1. Рабочая книга и рабочий лист.

Рабочий лист - это собственно электронная таблица, основной тип документа, используемый в Excel для хранения и манипулирования данными. Он состоит из ячеек, организованных в столбцы и строки, и всегда является частью рабочей книги. Рабочие книги - это файлы MS Excel, которые могут содержать один или несколько рабочих листов. Такие файлы имеют расширение .xls. Если посмотреть на изображенное окно Excel, то можно заметить, что оно содержит множество различных элементов. Некоторые из них присущи всем программам в среде Windows, остальные есть только в окне Excel. Рабочая область главного окна Excel занята окном рабочей книги, состоящей из рабочих листов. Щелкнув мышью на любой ячейке рабочего листа - вы сделаете ее текущей (она пометится рамкой). В поле имени, будет показан адрес текущей ячейки, например А1. Как и во многих других программах в среде Windows, вы можете представить рабочий лист в виде отдельного окна со своим собственным заголовком - это окно мы будем называть окном рабочей книги, так как в таком окне можно обрабатывать несколько рабочих листов. 1. Поле названия главного окна. 2. Строка меню. 3. Кнопки управления 4. Панели инструментов. 5. Поле имени. 6. Строка формулы. 7. Строка состояния 8. Поле названия окна рабочей книги (дочернее окно Excel). 9. Активный лист рабочей книги. 10.Кнопка выделения всего листа. 11.Активная (текущая) ячейка. 12.Имя столбца. 13.Имя строки. Рис. 2. Элементы рабочего листа В окне Excel, как и в других программах Windows, под заголовком окна находится строка меню. Она содержит главное меню Excel. Посредством команд из этого меню можно выполнить все возможные действия над рабочими книгами и данными в таблицах.

1.2. Строка состояния

Полоса внизу экрана, на которой выводится информация о выбранной команде или выполняемой операции. Выделенная команда коротко описывается в левой части строки состояния. Здесь также указывается информация о выполняемой операции, такой, как открытие или сохранение файла, копирование ячеек или запись макроса. Правая часть строки состояния показывает, включены ли ключи, такие, как CAPS LOCK, SCROLL LOCK или NUM LOCK.

1.2.1. Основные правила

После запуска Excel на экране появляется рабочая книга Книга1, содержащая 16 рабочих листов. Каждый лист представляет собой таблицу, состоящую из строк и столбцов. На основном экране расположены следующие объекты: строка основного меню, две панели инструментов Стандартная и Форматирование, строка формул, поле имени, строка состояния, полосы прокрутки. Взаимодействие с Excel осуществляется посредством выбора команд из основного меню. Все команды являются иерархическими. В результате выбора одной из таких команд на экране появляется ее ниспадающее меню. Для выполнения команды из основного меню поместите курсор мыши на требуемую команду и нажмите кнопку мыши. Для отказа от выбора опции ниспадающего меню после его появления на экране нажмите клавишу Esc и вы попадете в меню предыдущего уровня. Для получения справочной информации нажмите мышью знак ? из основного меню. Появится меню, в котором выберите команду Вызов справки. Также, окно диалога многих команд содержит кнопку Справка, при нажатии которой Excel обеспечит вас информацией о том, как пользоваться этим окном диалога. Кнопка Справка, расположенная на панели инструментов Стандартная , добавляет к курсору мыши вопросительный знак ?. После этого информацию о командах и элементах экрана можно получить, если установить в нужное место указатель мыши с вопросительным знаком и нажать левую кнопку мыши. После завершения текущего сеанса работы в Excel выполните команду Файл | Выход.

1.2.2. Ячейка

Ячейка - это основной элемент электронной таблицы только в ней может содержаться какая-либо информация (текст, значения, формулы )

1.2.2.1. Структура ячейки Excel:

Рис. 3. Уровни ячейки 1-й уровень содержит видимое на экране изображение (т.е. отформатирован­ный текст) или результат вычисления формулы). 2-й уровень содержит форматы ячейки (формат чисел, шрифты, выключатель (включатель) признак показывать или нет ячейку, вид рамки, защита ячейки). 3-й уровень содержит формулу, которая может состоять из текста, числа или встроенных функций. 4-й уровень содержит имя ячейки, это имя может использоваться в формулах других ячеек, при этом обеспечивается абсолютная адресация данной ячейки. 5-й уровень содержит примечания данной ячейки (произвольный текст). Если ячейка содержит примечание, то в правом верхнем углу появляется красный квадратик (точка)

1.2.2.2. Блоки ячеек

Для работы с несколькими ячейками сразу необходимо выделить блок ячеек. Это выполняется следующим образом: Щелкнув на ячейке и удерживая кнопку мыши, протяните по листу указателем. При этом будет произведено выделение смежных ячеек. Блок описывается двумя адресами, разделенными знаком двоеточия - адресом верхней-левой и нижней-правой ячеек. На рисунке, например, выделен блок: A2:D4. Рис. 4. Создание блока ячеек Рис. 5. Блок ячеек

1.3. Окна Excel

Команда Новое Окно (меню Окно) создает дополнительное окно для активной рабочей книги, так что Вы можете просматривать различные части рабочей книги одновременно. Можно открыть более, чем одно новое окно для данного листа или рабочей книги; их максимальное количество ограничено только объемом доступной памяти. Строка заголовка показывает имя рабочей книги, за которым после двоеточия следует номер нового окна. Например, второе окно рабочей книги BUDGET.XLS будет названо BUDGET.XLS:2. Команда Упорядочить все (меню Окно) Отображает все открытые документы в окнах так, чтобы они не перекрывались на экране. Данный режим используется для того, чтобы отобразить окна, которые не видны, или чтобы организовать размещение окон на экране.

Рис. 6. Команда Расположение окон

Команда Расположение предоставляет способы упорядочения расположения окон.

Команда Упорядочить все (меню Окно) Отображает все открытые документы в окнах так, чтобы они не перекрывались на экране. Данный режим используется для того, чтобы отобразить окна, которые не видны, или чтобы организовать размещение окон на экране. Окна Активной Рабочей Книги, если этот флажок установлен, то команда Упорядочить упорядочивает только окна активной рабочей книги. Если флажок не установлен, то команда Упорядочить упорядочивает все не скрытые окна.

Рис. 7.

Команда Рядом размещает все открытые окна рабочих книг мозаикой в рабочей области главного окна.

Рис. 8.

Команда Сверху вниз размещает окна как вертикальные полосы слева направо.

Рис. 9.

Команда Слева направо накладывает окна друг на друга по всему экрану.

Рис. 10.

Команда Каскадом размещает окна как горизонтальные полосы сверху вниз.
Команда Упорядочить Значки упорядочивает все свернутые в значки окна. Эта команда доступна только в том случае, если свернутое окно активно. Значки упорядочены горизонтально слева направо в низу окна приложения. Рис. 11. Команды Скрыть и Показать Скрывают окно активной рабочей книги или показывают скрытое ранее окно. Окно, которое будет показано выбирается из списка скрытых окон. Хотя скрытое окно и не видно, оно по прежнему открыто. Можно скрыть рабочую книгу, которая должна быть открыта, но не обязана быть видимой. Если окно рабочей книги защищено паролем, то пароль будет запрошен и при скрытии окна. Дополнения не могут быть сделаны видимыми при помощи команды Показать. Если все окна скрыты, то команда Показать перемещается из меню Окно в меню Файл. Команды Разбить и Удалить Разбиение (меню Окно) Рис. 12. Разбиение окна Команда Разбить разбивает активное окно на два или четыре подокна. Эта команда позволяет прокручивать подокна одновременно. Два горизонтальных подокна всегда будут иметь одинаковые заголовки столбцов; два вертикальных подокна всегда будут иметь одинаковые заголовки строк. Используйте команду Фиксировать Подокна для отмены прокрутки в верхнем, левом или обоих подокнах разбиения. Команда Удалить Разбиение удаляет разбиение в активном окне. Эта команда доступна только тогда, когда активное окно разбито. Двойной щелчок на маркере разбиения или на линии разделения также удаляет разбиение. Команда Фиксировать Подокна фиксирует верхнее подокно, левое подокно или оба подокна на активном рабочем листе. Эта команда нужна для того, чтобы сохранить заголовки строк или столбцов на экране, если на рабочем листе прокручиваются длинные списки. Эта команда запрещает подокнам слева от вертикального разбиения прокручиваться горизонтально, а подокнам над горизонтальным разбиением — прокручиваться вертикально. Можно также использовать кнопку Фиксация Подокон для фиксации или отмены фиксации подокон на рабочем листе. Если окно не разделено на подокна, то эта команда разделит окно по активной ячейке. Примечание: Фиксация заголовков на рабочем листе не влияет на печать. Команда Отменить Фиксацию отменяет фиксацию подокон на рабочем листе. Также можно повторно щелкнуть по кнопке Фиксация Подокон для отмены фиксации. Эта команда появляется в меню Окно только в том случае, если фиксация уже введена при помощи команды Фиксировать Подокна. Команды 1, 2, 3, ...9 (меню Окно) Перечисляет текущие открытые окна в низу меню Окно. Выбор номера окна переключает на него. Отметка располагается перед активным окном. Если открыто более, чем девять окон, то в конце списка появляется команда Другие Окна. Выберите ее для просмотра списка всех открытых окон.

1.4. Ввод и редактирование данных

Для ввода информации в заданную ячейку нужно установить на нее курсор или нажать мышью на этой ячейке. После этого можно начинать вводить данные. С вводом первого символа вы переходите в режим ввода, при этом в строке состояния отображается слово Ввод. Если информация уже введена в ячейку и нужно лишь добавить или скорректировать ранее введенные данные, дважды нажмите мышью на нужной ячейке или нажмите клавишу F2, когда требуемая ячейка выделена. При этом вы переходите в режим ввода и можете внести необходимые изменения в данные, которые находятся в этой ячейке. Вы можете восстановить содержимое ячейки не выходя из режима ввода. Для этого нужно нажать CTRL+Z или ESC. Восстановление данных и выход из режима ввода осуществляется нажатием мышью на красном крестике, расположенном в строке ввода. Строка ввода. Полоса под панелями инструментов Microsoft Excel, используется для ввода или редактирования значений или формул в ячейках или диаграммах. Здесь выводится постоянное значение или формула активной ячейки. Для ввода данных выделите ячейку, введите данные и щелкните по кнопке с зеленой “галочкой” или нажмите ENTER. Данные появляются в строке формул по мере их набора. Поле имени находится в левом конце строки ввода. Используйте поле имени для задания имен активной ячейке или выделенному блоку. Для этого щелкните на поле имени, введите туда имя и нажмите ENTER. Такие имена можно использовать при написании формул или при построении диаграмм. Также поле имени можно использовать для перехода к поименованной ячейке или блоку. Для этого откройте список и выберите из него нужное имя. В Таблице 1 показано пример создания таблицы для расчета валового дохода. Таблица 1
бананы2.90руб
виноград5.20руб
ананас6.80руб
№ п/пНаиме-нованиеФирма поставщикЗакупочная ценаКол-воСумма закупкиСумма реализацииВаловой доход
(руб)($)
1бананыFrutis2.00руб 200
2бананыSUMP2.32руб 80
3бананыForum1.98руб 165
4бананыLike1.86руб 320
5бананыUFO2.05руб 120
6виноградFrutis4.00руб 90
7виноградSUMP3.65руб 100
8виноградForum4.05руб 65
9виноградLike4.66руб 22
25ананасыUFO6.60руб 55
Копирование данных осуществляется стандартным для среды Windows способом: · Выделите часть ячейки или несколько ячеек. · Скопируйте выделенный диапазон в буфер обмена. После этого вы можете восстанавливать содержимое выделенного блока в любом приложении Windows. · Для вставки скопированной информации установите курсор в нужное место и вставьте из буфера. При вводе данных вам почти наверняка придется столкнуться с проблемой вставки пустой строки или пустого столбца в таблицу. В Excel эта проблема решается следующим образом: · Нажмите мышью на заголовке столбца, перед которым вы собираетесь вставить пустой столбец, в результате чего он будет выделен цветом. · Нажмите правую кнопку мыши. Появится список команд. · Выберите команду Добавить. Появится новый столбец. Можно вставить столбец и другим способом. Установите маркер в какой-нибудь ячейке столбца, перед которым нужно вставить новый столбец и выполните команду Вставка | Столбец. Аналогично для вставки строки выполните команду Вставка | Строка. Помимо столбцов и строк в таблицу можно вставлять и ячейки. Для этого выполните команду Вставка | Ячейки.

1.5. Меню и пиктограммы

Любые действия по управлению таблицей возможно выполнять с помощью меню или пиктограмм (см. выше).

1.5.1. Панели инструментов

Панель инструментов применяется для быстрого выполнения наиболее часто используемых команд из главного меню программы. При первом запуске Microsoft Excel на экране видны две панели инструментов: Стандартная и Форматирование. Excel имеет несколько встроенных панелей, кнопки которых дают возможность быстро выполнить большинство стандартных операций. Вот список всех панелей:

· Панель Зависимости

· Панель Диаграмма

· Панель Рисование

· Панель Форматирование

· Панель Формы

· Панель Полный Экран

· Панель Microsoft

· Панель Запрос и Сведение

· Панель Стандартная

· Панель Остановка Записи

· Панель Мастер Подсказок

· Панель Visual Basic

· Панель Рабочая Группа

1.5.1.1. Размещение панелей на экране.

Excel позволяет изменить положение панелей инструментов на экране. При самом первом запуске панели инструментов Стандартная и Форматирования расположены в верхней части экрана, где они припаркованы. Вы можете переместить панель с места парковки в любое другое место на экране: поместите указатель мышки на панель и перетащите ее. При перемещении панели в другое место ее вид немного меняется.

1.5.1.2. Настройка панели инструментов.

Встроенные панели Microsoft Excel уже содержат богатый набор кнопок инструментов. Имеется, однако, множество других кнопок, неиспользованных в начальной конфигурации встроенных панелей, но которые можно добавить на панели. Наконец, вы можете создать собственные кнопки инструментов и включить их в общий список. Для этого используется диалоговое окно Настройка (Вид | Панели инструментов... | Настройка...). Рис. 13. Окно Настройки панели инструментов Для добавления новой кнопки выполняют следующие действия: · Из списка Категории диалогового окна Настройка выберите категорию нужного инструмента. В разделе Кнопки диалогового окна появятся все кнопки данной категории. · Щелкните добавленную кнопку и перетащите на то место панели инструмента, где бы вы хотели ее видеть. Когда вы отпустите кнопку мыши, инструменты, имеющиеся на панели сдвинутся вправо, освобождая место для «новичка». Для удаления кнопки с панели инструментов выполняют следующие действия: · При открытом диалоговом окне Настройка щелкните удаляемую кнопку, перетащите ее за пределы панели и отпустите. Открыв диалоговое окно Настройка, Вы можете изменить порядок расположения кнопок на панелях. Для этого нужно просто мышью переместить кнопку в нужное место. Вы можете также увеличивать или уменьшать промежутки между кнопками. Для этого необходимо тренировки, но приемы в сущности просты. Чтобы увеличился промежуток слева от кнопки, передвиньте ее немного вправо до тех пор, пока она частично не перекроет соседнюю кнопку. Для увеличения промежутка справа передвинете кнопку соответственно влево. Подобным же способом промежуток можно и уменьшать: сдвинете смежную кнопку так, чтобы центр ее накрыл промежуток. Упорядочить расположение кнопок можно сразу на нескольких панелях, перетаскивая кнопки с одной активной панели на другую. Чтобы вернуть встроенной панели ее прежний вид, выполните следующие действия: · Выберите команду Панели инструментов либо из меню Вид, либо из конкретного меню панелей. · В списке Панели инструментов выберите имя той панели, которую вы намереваетесь восстановить, и щелкните кнопкой Очистить. Панель инструментов примет исходную конфигурацию, заданную по умолчанию. Убедившись предварительно, что флажок в списке слева от имени панели установлен, щелкните OK для завершения операции.

1.5.1.3. Панель инструментов Стандартная.

Три кнопки предназначены для операций с файлами. Первая - для создания новой рабочей книги; вторая - для открытия уже созданной рабочей книги; третья - для сохранения изменений.

Кнопки второй группы предназначены для вывода на печать; включения режима предварительного просмотра и проверки орфографии.

Следующие четыре кнопки предназначены для вырезания 4 копирования и вставки содержимого ячеек.

Первая кнопка предназначена для отмены результата последней выполненной команды; вторая - для повторения последней выполненной команды.

Эти кнопки для автосуммирования ячеек и вызова Мастера функций.

Эти кнопки устанавливают порядок сортировки списков.

С помощью первой кнопки вы можете запустить Мастер диаграмм. С помощью второй - вставить текстовое поле в рабочий лист. Третья кнопка предназначена для включения изображения панели инструментов Рисование.

Это поле масштабирования. С его помощью вы можете уменьшить или увеличить изображение рабочего листа на экране.

С помощью первой кнопки вы можете запустить Мастер подсказок. Вторая кнопка предназначена для получения контекстно-зависимой справки.

1.5.1.4. Панель инструментов Форматирование

На этой панели находятся кнопки, которые помогут вам в оформлении ваших рабочих листов.

Это открывающийся список, с помощью которого Вы можете назначить тип шрифта для ячейки или выделенного текста.

Кнопки этой группы используются для назначения стиля текста: полужирный, курсив, с подчеркиванием.

С помощью этих кнопок вы можете выровнять текст в ячейках: по левой границе ячейки, по центру и по правой границе ячейки. Последняя кнопка предназначена для выравнивания текста по центру выделенной области из нескольких ячеек.

С помощью кнопок этой группы вы сможете быстро задавать форматы чисел в ячейках рабочей таблицы. Первая кнопка служит для назначения формата валют, вторая - формата процентов. С помощью третей кнопки вы можете установить разделение тысяч в формате числа пробелом. Четвертая и пятая кнопка регулируют число выводимых знаков после запятой, причем каждое нажатие соответственно уменьшает или увеличивает число знаков после запятой на единицу

1.6. Формат данных

Данные в Excel выводятся на экран в определенном формате. По умолчанию информация выводиться в формате Общий. Можно изменить формат представления информации в выделенных ячейках. Для этого выполните команду Формат | Ячейки. Появится окно диалога Формат ячеек, в котором нужно выбрать вкладку Число. В левой части окна диалога Формат ячеек в списке Числовые форматы приведены названия всех используемых в Excel форматов (см. Рис.). Для формата каждой категории приводится список его кодов. На рисунке из списка Числовые форматы выбрана строка (все форматы). В правом окне Тип вы можете просмотреть все форматные коды, которые используются для представления на экране информации. Для представления данных вы можете использовать встроенные форматные коды Excel или ввести свой (пользовательский) код формата. Для ввода форматного кода выберите строку (все форматы) и введите символы форматного кода в поле ввода Тип. Любая последовательность введенных в ячейку символов, которая не может быть интерпретирована Excel как число, формула, дата, время дня, логическое значение или значение ошибки, интерпретируется как текст. Введенный текст выравнивается в ячейке по левому краю. Рис. 14. Формат числа Чтобы ввести текст, выделите ячейку и наберите текст с клавиатуры. Ячейка может вмещать до 255 символов. Можно форматировать отдельные символы или фрагменты текста в ячейке и вводить текст в формулах, диаграммах, текстовых окнах. Для форматирования расположения текста в ячейке используется закладка Выравнивание в диалоговом окне Формат ячеек. Здесь Вы можете расположить текст для чтения снизу-вверх, сверху-вниз, выровнять по правому, левому, нижнему или верхнему краю ячейки, можно переносить слова текста в пределах ячейки. С помощью остальных закладок Вы можете отформатировать шрифт, параметры рамки вокруг ячейки, способы заливки ячейки различным цветом, включить или снять защиту с ячейки. Рис. 15. Выравнивание ячейки

1.6.1.1. Стиль представления данных

Пока данных в вашей таблице немного и проблем работы с ними тоже немного, но когда вы войдете во вкус работы с таблицами в Excel, у вас появится естественное желание упорядочить форматы данных, ибо если этого не сделать, то даже простая задача изменения формата может вызвать серьезные проблемы. Одним из способов упорядочения данных является введение стиля. Вы вводите телефонные номера — один стиль, заполняете таблицу продаж — другой стиль, вводите данные в телефонно-адресную книгу — третий стиль. После этого для изменения представления данных достаточно только изменить нужный стиль и данные, отображаемые этим стилем, изменятся автоматически. Рис. 16. Стиль оформления В понятие стиля входят формат представления чисел, тип и размер шрифта, тип выравнивания, вид рамки, наличие узора и защиты. Можно применить определенный стиль, как к выделенной области ячеек, так и к любому рабочему листу рабочей книги. Для создания стиля используется команда Формат | Стиль. Выполнение этой команды открывает окно диалога Стиль. Стили можно создавать по образцу, по определению, копированием из другой рабочей книги. Вы можете определить стиль ячейки, выбрав нужную комбинацию форматов и приписав ей имя. Стиль можно переопределить, изменяя в нем характеристики форматирования ячейки. В поле ввода Имя стиля выводится имя стиля, который применяется к выделенным ячейкам. В этом окне можно просмотреть существующие стили. Нажатие кнопки Изменить выводит окно диалога Формат Ячеек, в котором можно выбрать стили для применения к ячейкам. После определения стиля в окне диалога Формат Ячеек, нажмите кнопку Добавить для добавления выбранного стиля. Для копирования стилей из одной рабочей книги в другую нажмите кнопку Объединить и в окне диалога Объединить стили из выберите рабочую книгу, стили из которой вы собираетесь копировать. Кнопка Удалить удаляет стиль, выделенный в поле Имя стиля.

Список литературы

1. Колесников Р. Excel 97 (русифицированная версия). - Киев: Издательская группа BHV, 1997. - 480 с. 2. Руководство пользователя. Microsoft Windows 95. - Neunkirchen: Buhl- Data-Service Microsoft Corporation, 1995. 3. Рассел Борланд. Эффективная работа с Microsoft Word 97. - СПб: Питер, 1998. - 960 с. 4. Материалам эхоконференции RU.EXCEL (за июль-сентябрь 1997 года) Collected by Kirienko Andrew, 2:5020/239.21@fidonet 5. Англо-русский словарь по программированию и информатике (с толкованиями). - М.: Рус. яз., 1990. - 335 с. 6. http://www.microsoft.ru/main.html 7. http://www.microsoft.com/officefreestuff/excel 8. http://nsvrv.ziet.zhitomir.ua/bmu/Sppp/index.html 9. http://members.aol.com/gjlinker/projects/oraxcel 10. http://www.infoart.ru:8000/it/book/russ_red/excel5/content.htm 11. http://www.infoart.ru:8000/it/book/russ_red/excel5/intro.htm