Каталог :: Предпринимательство

: Секретарь

     План
     1.       Немного из истории.
     2.       Возможности секретаря-референта.
     2.1.                        Основные функции секретаря.
     2.2.                        Современные требования.
     2.3.                        Классификация секретарей.
     2.4.                        Обязанности.
3.         Вывод.
     1. Немного из истории.
Секретари появились в Древнем Риме в качестве хранителей чужих секретов.
Потом из секретарей выделились нотариусы.
А сами секретари из доверенных лиц королей, царей, герцогов и пэров
постепенно превратились в делопроизводителей. Традиционно в роли секретарей
выступали мужчины. И только в конце 18 века появились женщины-секретари.
     2.     Возможности секретаря-референта.
Секретарь – это лицо фирмы. Он первый, с кем сталкивается пришедший в
учреждение посетитель, первый, с кем встречается, начиная свой трудовой день
руководитель, первый, кто отвечает на телефонные звонки. От поведения
секретаря во многом зависит не только престиж фирмы, в которой он трудится,
но подчас и успех партнеров и клиентов фирмы.
Секретарь должен быть всегда в «форме» : тщательно и продуманно одет,
опрятен, готов быстро и квалифицированно выполнить данные ему
поручения.,уметь спокойно , без растерянности, резкости, суеты и с
достоинством решать вопросы в рамках своей компетенции. Ему необходим дар
чувствовать «нюансы»  дела, что позволяет свободно выходить из трудных
ситуаций, в частности, не видеть и не слышать того, чего не следует видеть
или слышать. Секретарь всегда на виду и в курсе многих дел: ведет работу с
документами, участвует в проведении деловых встреч и переговоров, отвечает на
телефонный звонок и сам делает распоряжение по поручению руководства,
осуществляет запись посетителей на прием. Но иногда приходится делать и
разовые поручения, например, передачу денег, междугородний телефонный
разговор, посещение больного сослуживца и так далее.
Через секретаря осуществляется связь руководителя с подчиненными и внешним
миром. Способность ориентироваться в сложном многообразном потоке информации,
правильно, четко и оперативно классифицировать ее часто определяет
оперативность работы отделов и даже всего учреждения.
     Основные функции секретаря.
Важную роль играет профессиональная базовая подготовка, включающая как
высокий уровень общего образования, так и специфические знания, которые могут
быть определены в соответствии с основными функциями секретаря:
·           знания,  необходимые для эффективного участия в информационно-
документарном обеспечении фирмы и непосредственно руководителя (владение
такими техническими средствами, как персональный компьютер, телефон, факс,
ксерокс);
·           знания, связанные с основными направлениями деятельности фирмы,
ее внутренней структурой и внешними связями ; заниями правовых актов и
приложений, регламентирующих работу фирмы и ее сотрудников;
·           знания, требующиеся для коммуникативного обеспечения  работы
фирмы и ее администрации; они необходимы секретарю пр. подготовке совещаний и
приеме посетителей, при деловой переписке и деловых переговорах, при
планировании своего рабочего дня и обслуживании сотрудников фирмы.
     Современные требования.
Чтобы  отвечать современным требованиям, секретарь должен обладать следующими
качествами:
1.         иметь профессиональный имидж;
2.         хорошо владеть речью и письмом;
3.         обладать хорошей памятью;
4.         хорошо ориентироваться во времени;
5.         содержать в порядке документацию, быстро находить необходимые бумаги;
6.         уметь красиво оформлять отчеты, вести деловую переписку руководителя;
7.         осваивать разработки новейших компьютерных программ для офиса;
8.         быть энергичным, проявлять инициативу;
9.         быстро находить взаимопонимание с коллегами и клиентами;
10.     поддерживать эффективную работу офиса в отсутствии шефа;
11.     контролировать финансы офиса;
12.     быть осмотрительным в конфиденциальных, щекотливых  вопросах фирмы.
     Классификация секретарей.
Есть несколько позиций, которые занимают секретари:
RECEPTIONIST – девушка, работающая на телефоне. В ее обязанности входит
отвечать на вопросы, встречать и провожать гостей и клиентов. На этой
должности необязательно знание языка. Основное требование – умение держаться
и аккуратность.
На этом же уровне находится должность информатора. Только в этом случае
девушка сообщает клиентам какую-то конкретную информацию.
Если человек владеет иностранным языком, ему предусмотрена должность OFFICE
MENEGER, который занимается организацией офиса.
Самая же высокая должность –PERSONAL SEKRETARY – помощник генерального
директора или президента. В этом случае девушка работает только на одного
шефа, отвечает на корреспонденцию как на русском, так и на английских языках,
сопровождает директора в командировки. Здесь большое внимание уделяется
внешним данным, аккуратности, организованности, исполнительности. Такой
секретарь должен быть не только исполнителем, но и  инициатором. Знать, что
ответить, как сориентироваться в любой ситуации. Но и это не предел. Можно
вырасти из секретаря в менеджеры.
Специфика и сложность работы секретаря связана с тем, что она всегда на виду,
в центре общения с руководством, коллегами, клиентами. Он как бы множеством
ниточек связывает  различные подразделения фирмы, находится в центре
внутренних проблем и ее внешних контактов. Поэтому роль секретаря в ритмичном
эффективном функционировании фирмы, в создании психологического климата в
коллективе чрезвычайно важна и не заменима.
     Обязанности.
Без особого рода знаний,  умений и навыков секретарю не справится со своими
обязанностями. А в обязанности входит:
·           учет, регистрация, рассмотрение и подготовка поступающей
корреспонденции для доклада руководству;
·           оформление  (в том числе печатание) и рассылка  распределительных
документов, писем, телеграмм, телефонограмм, факсов, и т . п..;
·           подготовка по указанию руководителя и согласование со
структурными подразделениями  проектов отдельных приказов, справок, писем,
командировочных удостоверений и других документов;
·           оформление протоколов рассылок выписок из них;
·           анализ справок и докладов структурных подразделений с
заключениями и предложениями по ним;
·           подготовка и своевременная рассылка материалов к заседаниям,
совещаниям, конференциям, семинарам и съездам;
·           прием и регистрация заявлений, предложений и жалоб от граждан;
·           организация приемов посетителей;
·           прием, регистрация, хранение, учет, доставка по подразделениям и
рассылка поступающей, исходящей и внутренней корреспонденции, подготовка дел
к сдаче на государственное хранение и во внутренний архив фирмы.
Кроме работы с документами  в обязанности секретаря включаются  функции по
бездокументарному обслуживанию. В частности:
·           техническое обеспечение работы руководителя;
·           подготовка и организация материально-технического обеспечения
заседаний, совещаний;
·           организация приема работников и посетителей;
·           телефонное обслуживание;
·           подготовка командировок;
·           организация презентаций и специальных приемов гостей;
·           стенографирование;
·           контроль за праздничными и юбилейными датами;
·           обработка почты;
·           машинописные работы;
·           сбор деловой информации  и ее реферирование по заданию директора;
·           сбор материалов для докладов и речей руководителя;
·           ведение табеля учета рабочего времени и т.д.
Перечисленные служебные обязанности могут быть ограничены и дополнены
другими. Но и приведенный перечень дает представление о специфике
секретарской работы, в связи с чем уместно рассмотреть главные аспекты
профессиональной деятельности  и культуры  труда секретаря.
Особенностью работы также является постоянная нехватка времени, работа в
условиях стресса. В этом случае выручает умение слушать, правильно понимать,
запоминать задания. Оценивать и принимать быстрые и верные решения.
     3.      Вывод.
Помните: ваши ошибки – это ошибки того должностного лица, в структурном
подразделении которого вы работаете.
Приступая к работе, ответьте себе на следующие вопросы: Что нужно сделать?
Как? Когда? Какой ожидаемый результат?
Немного размышления, чуточку здравого смысла, оперативности – и все готово.
Если вы целеустремленная и организованная, деловая, доброжелательная в
общении с окружающими, обаятельная и привлекательная, то профессия секретарь
ждет вас.