Каталог :: Менеджмент

Реферат: Делопроизводство

     Билет 1           1. История создания пишущей машины (ПМ).
Первые данные по созданию технических средств для механизации процесса письма
относятся к началу XVIIв. В 1714г. специальным королевским распоряжением
машинисту Лондонской водонапорной станции Генри Миллю была дано право на
«изготовление машины или искусственного метода для последовательного
печатания отдельных букв, как при рукописном письме». У Генри Милля возникла
идея создания устройства с последовательным движением литер, на основании
которой в дальнейшем были разработаны ПМ. В 1867г. в США три печатника из г.
Милуоки - Л. Шолес, К. Глидден, С. Суле - создали ПМ с подвижными литерными
рычагами и передвигающейся при печатании кареткой. Эта ПМ печатала только
прописными буквами. В последствии была создана машина корзиночного типа, но
ее недостаток заключался в том, что печатаемая строка была не видна, так как
литерные рычаги  находились снизу б/о вала. В 1876г. фирма «Ремингтон»
выпустила первую серию ПМ. Они имели ножную педаль, которая возвращала
каретку в обратное положение. Большим успехом пользовался аппарат
«Скорописец», изобретенный в 1870г. в России М.И. Алисовым. В 1888г. была
создана ПМ «Космолит». В США К. Вагнер расположил литерные рычаги
горизонтально в шлицах сегмента, печатная строка стала видимой. В 1922г.
появились первые Электрические ПМ.
                             2.Форматы бумаги                             
Существует несколько форматов бумаги. Наиболее употребляемые форматы А4 
и А5. А3-297х420,  А4- 210х297, А5
-148х210.  Текст, выполняемый на формате листа А4 , пишется через 1,5
м.и. Причем, левое поле - 35 мм, правое 4-8, верхнее - 22, нижнее -19.
Нумерация листа начинается со 2-й страницы, номер страницы ставится по центру
сверху без дополнительных знаков. Текст машинописной страницы начинается с
абзаца, который пишется от 1 п/т. В тексте могут быть пункты, подпункты,
разделы, подразделы. Они нумеруются арабскими цифрами с точкой, также могут
быть заголовки и подзаголовки, главы, которые пишутся по правилам их оформления
                    3.Докладная записка и ее реквизиты                    
Докладная записка - док. адресованный руководителю данной или вышестоящей
организации, содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами
и предложениями. Д/з бывают внутренние и внешние. Внутренние 
составляются самими составителями на чистом листе бумаги и содержат 
реквизиты: адресат, название вида док, дата, заголовок к тексту, текст,
подпись. Внешние д/з составляются от имени учреждения на специальном
бланке, подписываются руководителем и имеют реквизиты: адресат,
название вида док, дата, индекс, место составления или издания, заголовок к
тексту, текст, приложения (если есть), подпись, расшифровка подписи. Текст д/з
состоит из двух частей. В 1 части излагаются факты, послужившие для составления
д/з. Во 2 - выводы и предложения. В зависимости от содержания д/з могут носить
инициативный, отчетный и информационный характер.
     Билет 2                  1.Классификация ПМ.
По назначению ПМ делятся на два класса: канцелярские и портативные.
Канцелярские ПМ используют предприятия или организации для оборудования.
Портативные ПМ предназначены для индивидуального пользования. По литерным
рычагам ПМ делятся на рычажные и без рычажные. К канцелярским ПМ в основном
относятся рычажные ПМ, а к портативным соответственно - без рычажные.
                    2.Правила написания  .   ,   !   ?                    
Точка, запятая, восклицательный  и вопросительный знаки пишутся без верхнего
регистра. Под  цифрой .
                           3.Делопроизводство.                           
Одним из существенных элементов, управленческого производства является 
делопроизводство - деятельность, охватывающая все вопросы документирования и
организации работы с документами, в процессе осуществления управленческих
действий. Делопроизводство должно совершенствоваться на основе единообразия
форм документов и методов их обработки. Поэтому ГОСТом в 1973г. была введена
единая государственная система делопроизводства (ЕГСД), которая представляет
собой научно упорядоченный комплекс правил и нормативов по ведению
делопроизводства, начиная с момента поступления или создания документа. Д\п
состоит из: 1) документирования - создание док, отражающих деятельность
учреждения. 2) документационное обеспечение - работа с готовыми
документами, созданные в учреждении или полученными извне: прием, регистрация,
распределение, исполнение, контроль исполнения, формирование дел, подготовка
документов к архивному хранению и дальнейшему их использованию.
     Билет 3            1.Каретка
Каретка представляет собой комплекс деталей и механизмов, обеспечивающих
установку бумаги, ее освобождение и переход на новую строку. Каретка движется
по направляющим штангам, передвигая б/о вал, с закрепленной на ней бумагой,
по линии печатаемой строки. Передвижение каретки влево происходит под
действием механизма главной пружины. Главная пружина имеет постоянный завод и
заключена в барабан, который вмонтирован в левой части направляющих. И
соединен с кареткой при помощи жильной тяги. Завод натяжения главной пружины
отворачивают стопорный винт якоря барабана и при помощи зубчатки заводят
пружину  так, чтобы при письме сила ее натяжения обеспечивала отпечатку
знаков до крайнего левого положения. При обрыве тяги ее можно заменить
тесьмой, ширина которой должна быть 5-6мм. Ходовая  гребенка выходит из
сцепления с ходовой шестерней после каждого удара по клавишу. Причем каретка
перемещается на одинаковое расстояние, равное шагу письма. Шаг письма -
расстояние между  серединами двух соседних знаков,  он равен 2,6мм.
          2.Правила написания тире, дефиса и переноса в тексте.          
Данные знаки пишутся под цифрой 2 и расположены на 4 ряду клавиатуры. Тире
пишется под цифрой 2, причем с двух сторон делается дополнительный интервал.
При написании дефиса дополнительный интервал не делается. При написании
переноса дополнительный интервал не делается, и данный знак не переносится на
новую строку.
                          3.Документ и его виды.                          
Документ - это средство закрепления различным способом на специальном
материале информации о фактах, событиях, явлениях, объективной и мыслительной
деятельности человека. Информация может быть зафиксирована письменно,  при
помощи чертежа или рисунка, в виде фотографии, аудио или видеозаписи.
Документы различают по видам деятельности:
1)по происхождению - служебные и личные; 2)по назначению - средства фиксации
фактов (протокол, акт), средства передачи информации на расстояние (письма
факсы) 3)по месту составления -внутренние и внешние 4)по наименованию -
несколько (письма, протоколы, отчеты, договора) 5)по количеству, отраженных
вопросов -простые и сложные  6)по форме -типовые, индивидуальные и
трафаретные. Типовые разрабатываются выше стоящими органами, для
подведомственные орган. трафаретные - типографским способом. 7)по стадиям
создания - подлинники, копии. Подлинники -первоначальный документ, созданный
отдельным или коллективным автором. Копия - точное воспроизведение
подлинника.(проставляется «копия» в правом верхнем углу). Отпуск - полная
копия исходящего документа. Выписка - копия части документа. Дубликат -
подлинный экземпляр док., выдающийся при утере. 8)по срокам хранения -
постоянное(вечное), долговременное (свыше 15 лет), временное (до 10-15 лет)
     Билет 4                   1. Бумагопроводящий механизм
Бумагопроводящий  мех. обеспечивает заправку бумажной закладки в машину,
закрепление и освобождение бумаги. В него входят: б/о вал, металлический
подкатник, бумагоприжимные задние и передние ролики. Б/о вал представляет
собой пошлый цилиндр, покрытый плотной резиной, он смягчает удары литерных
рычагов и обеспечивает качественное письмо. С торцов б/о вал закрыт
металлическими фланцами, в них ввинчены ручки. Слева на б/о валу крепится
интервальный мех. Он обеспечивает установку одинакового расстояния между
строками. Снизу б/о вала расположен металлический подкатник, он служит для
направления бумажной закладки, и прижимные ролики. Рычаг освобождения бумаги
на б/о валу взаимодействует с бумагопроводящим мех.
                             2.Римские цифры                             
1 - 1,  2 - П, 3 - Ш, 4 - 1У, 5 - У,  6 - У1,  7 -УП,  8 -УШ,  9 - 1Х, 10 - Х.
             3.Организационно- распорядительная документация.             
О/Р. документация распределяется на 5  групп. 1)организационная: правила,
положения, инструкции, уставы. 2) распорядительная: постановление,
распоряжение, приказы по общей деятельности. 3) справочно-информационная:
письма, протоколы, акты, докладные записки, справки. 4) о личном составе:
личные дела,  приказы о личном составе.5) предложения, заявления, жалобы
граждан. Гостом 11590 было введена унифицированная система. Унификация- это
единообразие в оформлении док., построении текстов, замена сложных
предложений простыми, а также языковые средства. Она включает в себя такие
формы док.: сл.письма, телеграммы, приказы, акты, протоколы, распоряжения ,
договора, постановления и т.д.
     Билет 5                    1.Печатающий механизм.
В печ мех входят клавишные передаточные и литерные рычаги. На концах литерных
рычагов нанесены клавиши (тасты) с нанесенными на них буквами и знаками.
Клавиатура может иметь 42, 45, 46 именных клавиш. Расположены клавиши в 4
рядах. Три ряда - буквенные, 4-й - цифры и знаки. Печ мех предназначен для
последовательного приведения литерных рычагов в точку письма. Литерные рычаги
расположены в горизонтальной плоскости на шрифтовой подушке в шлицах
сегмента.
                     2.Знаки арифметических действий.                     
+=- с верхним регистром, - без верхнего регистра / -(3), х - буква х.
                           3.Служебное письмо.                           
С.п. - это обобщенное название различных по содержанию док, выделяемых в
определенную группу в связи с особым способом передачи, их пересылают по
почте. С.п. - самые распространенные док в учреждениях. Их используют для
связи, передачи информации на расстоянии между корреспондентами. С их помощью
ведутся переговоры, выясняются отношения, предъявляются претензии. Их
составляют в виде ответа, запроса, сообщения, претензии, уведомления,
информации. Текст с.п. строится по схеме: 1) Вступление - дается обоснование
вопроса, причина его возникновения, краткая история. Если письмо составляется
во исполнение указаний выше стоящих уч-ий, ссылка на них дается во
вступлении. 2) Доказательство - излагается существо вопросов, должно быть
убедительным, чтобы не было сомнения в  правильности поставленных в док
вопросов. 3) Заключение - делаются выводы. Все три части не являются
обособленными. Они должны вытекать логически одна из другой, без повторений и
противоречий. Для с.п. выработан особый стиль -официально-деловой. Краткость
изложений текста достигается заменой сложных предложений простыми. Формуляр -
адресат,  дата, индекс, ссылка на индекс, дата вхождения док, заголовок к
тексту, текст, отметка о наличии приложений, подпись, ф-я исполнителя, номер
его телефона, отметка об исполнении док и направлении его в дело.
     Билет 6   1.Лентоводитель.
Лентоводитель представляет собой форму вилочки, подвижно закреплен с
буквоводителем. Он соединен с мех смена цвета зон ленты.
     2.Дроби.
Дроби бываю простые, десятичные и смешанные. Для написания простых дробей
использую / под цифрой 3. Для написания десятичных дробей используют . либо ,
причем пишутся без пробела. В ур-ии дроби пишутся так: числитель от
знаменателя отделяется _ под цифрой 8. вал Числитель- б/о вал опускают на 0,5
инт. Знаменатель - б/о вал поднимают на 1 инт, опять опускают на 0,5 инт. и
продолжают письмо.
     3.Служебное письмо.
С.п. - это обобщенное название различных по содержанию док, выделяемых в
определенную группу в связи с особым способом передачи, их пересылают по
почте. С.п. - самые распространенные док в учреждениях. Их используют для
связи, передачи информации на расстоянии между корреспондентами. С их помощью
ведутся переговоры, выясняются отношения, предъявляются претензии. Их
составляют в виде ответа, запроса, сообщения, претензии, уведомления,
информации. Текст с.п. строится по схеме: 1) Вступление - дается обоснование
вопроса, причина его возникновения, краткая история. Если письмо составляется
во исполнение указаний выше стоящих уч-ий, ссылка на них дается во
вступлении. 2) Доказательство - излагается существо вопросов, должно быть
убедительным, чтобы не было сомнения в  правильности поставленных в док
вопросов. 3) Заключение - делаются выводы. Все три части не являются
обособленными. Они должны вытекать логически одна из другой, без повторений и
противоречий. Для с.п. выработан особый стиль -официально-деловой. Краткость
изложений текста достигается заменой сложных предложений простыми. Формуляр -
адресат,  дата, индекс, ссылка на индекс, дата вхождения док, заголовок к
тексту, текст, отметка о наличии приложений, подпись, ф-я исполнителя, номер
его телефона, отметка об исполнении док и направлении его в дело.
     Билет 7           1.Табулятор и его назначение.
Табулятор предназначен для написание текста в столбик. Клавиш набора стопоров
табулятора (+ и -) и клавиши табулирования.
                  2.Знаки, отсутствующие  на клавиатуре.                  
                                3.Реквизит                                
Реквизит - информационный элемент док. За каждым реквизитом закреплено
определенное место. Совокупность всех реквизитов определяет видовую
принадлежность док. Реквизит может содержать постоянную, общую для группы док
и переменную информацию - для каждого конкретного док. Каждый док должен быть
составлен в соответствии с формуляром, принятым для данной разновидности док.
Формуляр - совокупность реквизитов, присущих определенному виду док и
расположенных в определенной последовательности. Существует 31 реквизит
     Билет 8                 1.Буквострокоуказатель
Расположен слева и справа от буквоводителя, перед б/о валом. Представляет
собой прозрачную пластмассовую пластинку с нанесенными горизонтальной и
вертикальными линиями. Горизонтальная - указывает линию печатаемой строки,
вертикальные - середину напечатанного знака. Применяют при графлении
горизонтальных и вертикальных линий карандашом.
                               2.Заколовок.                               
Заголовок - краткое содержание док.(текста). В машинописных работах заголовок
располагают по середине или от левого поля. Правила написания заголовков:
1)Заголовки пишут прописными буквами. 2) В конце заголовков знаки препинания
не ставятся (кроме ! и ? знаков).   3) Короткие заголовки пишутся вразрядку.
4) Переносы в заголовках не допустимы. 5)Большие заголовки (более 40
символов) выполняются в несколько строк, каждая строка должна иметь
законченное смысловое значение. 6) Текст большого заголовка выполняется через
1 м.и. 7)При написании текста через 1,5 м.и между текстом и заголовком 1,5
м.и.8) Если на странице несколько заголовком, от текста до след. заголовка
делается дополнительный интервал. Подзаголовки - строчными буквами по тем же
правилам. Можно выделять письмом вразрядку, подчеркиванием, заключением в
кавычки или скобки.
     3.Бланк и его виды.
Это чистый лист бумаги с нанесенными реквизитами. Существует 2 вида бланков: для
служ. писем и других док. Различие между ними состоит с том, что на бланках для
писем на определенных местах содержатся реквизиты: индекс предприятия связи,
почтовый и телеграфный адрес, номер телетайпа, № счета в банке, № телефона и
постоянная часть: ссылка на индекс и дату входящего док. Бланки бывают двух
форматов А4 и А5. с продольным и угловым расположением
реквизитов. Продольное расположение используют предприятия или организации,
имеющие многоступенчатую подведомственность.
     Билет 9          1.Полеустановительный механизм.
Ограничивает движение каретки в обе стороны. На каретке есть
полеустановительная гребенка, на которой крепятся левый и правый
полеустановители. Правый полеустановитель взаимодействует со звонковым
механизмом за два, три удара до окончания строки.
     2.Абзац.
Это текст, состоящий из отдельных предложений, объединенных одной мыслью.
Любой текст начинается с абзаца (1п.т. 18 деление). Если текст пишется через
1 м.и то между абзацами делается дополнительный интервал.
     3.Распоряжение.
Это правовой акт, издаваемый единолично руководителем, главным образом
коллегиального органа гос. управления, в целях разрешения оперативных
вопросов. Текст состоит из двух частей: 1) цели и причина издания
распоряжения. 2) перечисляются предписываемые действия. Начинается со слова
«предлагаю». Издается министерствами, организациями края, города, района.
Подписываются руководителем. Реквизиты: наименование структурного
подразделения, название вида док, дата, индекс, место составления или
издания, текст, визы.