Каталог :: Менеджмент

Реферат: Управленческие решения

                                   План                                   
            I. Сущность и виды управленческих решений...............2            
II. Требования, предъявляемые к управленческим решениям........3
III. Подготовка, принятие и организация выполнения управленческих решений......4
IV. Методы оптимизации управленческих решений...........6
V. Информационное обеспечение менеджмента...............8
Выводы...................................12
Список используемой литературы..................13
     I.                  Сущность и виды управленческих решений
     Решение — это выбор альтернативы. Вместе с тем решение — это продукт
управленческого труда, который в конечном счете повышает или снижает
эффективность функционирования предприятия.
Решения, принимаемые в процессе управления, могут быть классифицированы по
различным признакам.
По  уровню   управления  различают решения, принимаемые на уровне:
заведующего секцией; начальника отдела; заместителя директора; директора;
министра.
По масштабу воздействия управленческие решения подразделяют на общие и
частные (локаль­ные).
     Общие решения затрагивают систему в целом, например решения о
приватизации предприятий тор­говли.
     Частные (локальные) решения касаются отдельных! текущих вопросов работы
производственной системы, например   выявления   и  устранения   причин
невыпол­нения заданий по объему товарооборота секцией мага­зина.
По содержанию выделяют научно-технические, экономические и организационные
решения. Примеры: научно-техническое решение — установка нового
оборудования на предприятии; экономическое — премирование  работника; 
организационное — создание новой секции в  магазине.
По характеру принято различать следующие ре­шения.
     Оперативно-распорядительные решения принимаются на уровне секции, отдела.
Они затрагивают различные стороны работы секции, отдела.
     Хозяйственно-руководящие решения принимаются на уровне директора
предприятия или министра. Они охва­тывают различные стороны деятельности
предприятия или отрасли.
     Нормативные решения принимают центральные орга­ны управления (Верховный
Совет Российской Федерации или СМ республики).
По форме подготовки и принятия разли­чают единоличные, коллегиальные и
коллективные ре­шения.
     Единоличные решения принимает руководитель пред­приятия, подразделения.
     Коллегиальные решения обычно подготавливает и принимает группа
специалистов, что позволяет использовать совокупные знания и опыт, а также
учитывать различ­ные мнения при обосновании решений.
     Коллективные решения принимает весь коллектив (чаще всего на собрании),
они затрагивают наиболее общие проблемы развития коллектива (например, реше­ние
о распределении прибыли, остающейся в распоряже­нии предприятия).
По частоте повторяемости ситуации могут быть выделены стандартные и
творческие ре­шения.
     Стандартные решения принимают в повторяющихся ситуациях, когда изменяются
лишь количественные пара­метры (например, решение о приемке партии товаров).
Необходимость принятия стандартных решений возникает часто, поэтому
целесообразно разрабатывать типовые приемы их подготовки и реализации. Причем
значитель­ная часть разработки таких решений может быть форма­лизована, а
следовательно, механизирована и автомати­зирована.
     Творческие решения возникают в неординарных си­туациях и требуют
творческого подхода (например, ре­шение о расширении ассортимента товаров и
выборе новых поставщиков). Принятию творческих решений пред­шествуют анализ
ситуации, привлечение материалов спе­циальных исследований, выполнение сложных
расчетов и т. п. При принятии таких решений проявляются специ­альные знания,
опыт и даже интуиция менеджера.
В зависимости от степени полноты и до­стоверности информации различаются
детерми­нированные и вероятностные решения.
     Детерминированные решения принимают при нали­чии полной и достоверной
информации. Они обычно легко формализуются и могут быть приняты с помощью
экономико-математических методов и ЭВМ.
     Вероятностные решения приходится принимать в ус­ловиях недостаточной и
неполной информации. Такие ре­шения часто приходится принимать в торговле, что
обу­словлено колебаниями спроса, предложения и цен. Для обоснования таких
решений широко применяются методы экспертных оценок, мозговой штурм, мнение
жюри, тео­рия игр и др.
Классификация управленческих решений носит во многом условный характер.
Однако набор требований, предъявляемых к качеству управленческих решений,
обычно постоянен.
     II.               Требования, предъявляемые к управленческим решениям
Существует ряд общих требований, которым должны соответствовать решения,
принимаемые в процессе уп­равления. К таким требованиям можно отнести
следу­ющие:
минимальное число корректировок;
сбалансированность прав и обязанностей менеджера, принимающего решение
(ответственность должна быть равна его полномочиям);
единство распорядительства, т. е. решение (или рас­поряжение) должно исходить
от непосредственного руко­водителя, На практике это означает, что вышестоящий
ру­ководитель не должен отдавать распоряжения «через голову» нижестоящего
руководителя;
строгая ответственность, т.е. управленческие решения не должны противоречить
друг другу;
обоснованность — это означает, что управленческое решение должна быть принято
на основе достоверной ин­формации о состоянии объекта с учетом тенденций его
развития;
конкретность;
полномочность — управленческое решение должно быть полномочным, т.е. должно
быть принято органом или лицом, имеющим право принять его;
своевременность — управленческое решение должно быть своевременным, ибо
задержка решения резко сни­жает эффективность управления.
Таковы основные требования, предъявляемые к ка­честву управленческих решений.
Эти-требования следу­ет в полной мере учитывать в процессе подготовки,
при­нятия и организации выполнения управленческих ре­шений.
     III.           Подготовка, принятие и организация выполнения управленческих
решений
Процесс решения включает три основные фазы: под­готовку, принятие и
организацию выполнения. Каждая из этих фаз подразделяется на определенные
этапы.
     Фаза подготовки управленческого решения под­разделяется на
следующие этапы: уяснение проблемs, анализ исходной ситуации, постановка
задачи, разработка вариантов решения.
На этапе  уяснения проблемы нео6ходимо четко пред­ставить желаемую
ситуацию и трудности, которые связа­ны с ее достижением. При этом важно ясно
определить, что можно сделать для решения проблемы внутри систе­мы и что и в
какой степени зависит от окружающей среды.
Следующий этап предполагает анализ исходной си­туации. На этом этапе
анализируют потенциал органи­зации и состояние окружающей среды на момент
при­нятия решения с точки зрения возможности достижения поставленной цели или
получения желаемого резуль­тата.
     Постановка задачи— это этап, в ходе которого конеч­ную цель подразделяют
на этапы ее достижения, а на каждом этапе намечают конкретные задачи, увязанные
с конечной целью. При этом особенно важно, чтобы задачи имели количественную
определенность и определенную последовательность решения.
     Разработка вариантов решения — заключительный этап фазы подготовки
управленческого решения. Основ­ное содержание этого этапа заключается в
предложении различных вариантов решения поставленных задач. К раз­работке
вариантов решения привлекают специалистов. Количество предлагаемых вариантов
может быть различ­ным, но каждый вариант должен содержать четкую фор­мулировку
задачи, основные этапы ее решения по време­ни и данные о необходимых ресурсах
{материальных, тру­довых, финансовых), а также возможные последствия
осу­ществления данного варианта.
     Фаза принятия решения включает анализ предлага­емых вариантов и
выбор оптимального варианта.
     Анализ предлагаемых вариантов решения осуществля­ется обычно
руководителем совместно со специалистами и предполагает: во-первых, выбор
критериев для сравнения вариантов и расчет эффекта от реализации каждого
варианта и, во-вторых, сопоставление принятых критери­альных  показателей   с
аналогичными   показателями   по каждому варианту.
     Выбор оптимального варианта осуществляется обычно руководителем по
результатам анализа предложенных ва­риантов. Оптимальный вариант —это наилучший
вариант в данных условиях по заданному критерию. Однако на характике любой из
вариантов может иметь не одну, а несколько целей, каждой из которых
соответствуют свои  критерии оптимальности.
Обязательным условием выбора варианта решения является комплексный учет его
возможных положительных и отрицательных последствий.
Выбор оптимального варианта решения утверждает руководитель. Решение
формулируется и документально оформляется, фиксируется (т. е. подписывается)
руково­дителем, после чего задания доводятся до непосредственных
исполнителей, т. е. осуществляется организация исполнения.
Заключительная фаза принятия управленческого ре­шения _ организация
выполнения. Эта фаза включает доведение заданий до исполнителей, формирование
и исполнение организационного плана и организацию контроля.
     Доведение заданий до исполнителей предполагает, что смысл принятого
решения должен быть разъяснен всем исполнителям и перед каждым из них должны
быть поставлены конкретные задачи и определены их права, обязанности и функции
в исполнении решения.
Этап формирования организационного плана предус­матривает четкое
определение объема работ по каждой задаче и определение приоритетов, ресурсов и
сроков выполнения заданий каждым исполнителем.
     Организация контроля за исполнением решения — за­ключительный этап
исполнения решения, который включает текущий и заключительный контроль. Текущий
контроль осуществляется на протяжении всей работы по исполне­нию решения, а
заключительный проводится по результа­там исполнения и позволяет, с одной
стороны, соизме­рять цели и результаты, а с другой — осуществлять
возна­граждения по результатам исполнения.
Процесс подготовки, принятия и организации выпол­нения управленческих решений
подразделяется на ряд операций и процедур.
     Операция  это законченное действие.
     Процедура - набор операций, направленных на ре­шение
каких-либо управленческих задач.
Процедура подготовки, принятия и организации вы­полнения управленческого
решения может быть представ­лена так:
     

Последовательность и характер операции

Исполнитель

Постановка задачи

Уяснение задач

Сбор и обработка необходимой информации, изучение и оценка ситуации

Выработка вариантов решения

Анализ, обсуждение и оценка вариантов решения

Выбор окончательного варианта решения

Формулировка решения

Документальное оформление решения

фиксация решения (подпись документа)

Доведение заданий до исполнителей

формирование и реализация организационного плана

Организация контроля

Вышестоящий руководитель (орган управления), трудовой коллек­тив

Нижестоящий руководитель (руко­водитель)

Руководитель (в необходимых слу­чаях с привлечением специа­листов)

Специалисты Руководитель и специалисты

Руководитель

Руководитель (с участием специа­листов)

Технические исполнители

Руководитель или лицо, им упол­номоченное

Руководитель или лицо, им упол­номоченное

Все работники аппарата управле­ния организации

Руководитель или уполномочен­ные им лица

В процессе подготовки, принятия и организации вы­полнения управленческих решений принимают участие все категории работников аппарата управления: руково­дители, специалисты и технические исполнители. Однако степень их участия в этом процессе различна. На долю руководителя выпадают наиболее сложные творческие операции и процедуры, выполнение которых требует спе­циальных знаний и опыта. Руководитель анализирует исходную ситуацию, рассматривает варианты решения, выбирает оптимальный вариант, т. е. принимает окончатель­ное решение, контролирует исполнение решения и несет ответственность за принятое решение и выполненные действия. Специалисты выполняют в основном логические операции и процедуры. Они разрабатывают варианты решений, участвуют в анализе этих вариантов, а также в необходимых случаях принимают участие в форми­ровании и реализации организационного плана и контроля. Технические исполнители выполняют в основном тех­нические операции и процедуры при оформлении реше­ний и организационного плана, а также участвуют в про­цессе организации контроля. IV. Методы оптимизации управленческих решений Наиболее распространенными методами оптимизации управленческих решений являются: математическое моде­лирование, метод экспертных оценок, метод мозгового штурма (мозговая атака), теория игр. Математическое моделирование применяют в тех случаях, когда управленческое решение принимается на основе обширной цифровой информации, которая может быть легко формализована. Широкое использование ма­тематических моделей позволяет дать количественную ха­рактеристику проблемы и найти оптимальный вариант ее решения. Построение математической модели может быть представлено в виде схемы (рис. 1)

Объект

исследования

Перенос знаний

Математическая

модель

об объекте на модель

Верификация

модели

Изучение модели

Новые знания

об объекте

Перенос новых

Новые сведения

о модели

сведений на объект исследования
Рис. 1. Построение математической модели Основными этапами оптимизации управленческого ре­шения с помощью математических методов являются: 1. Постановка задачи. 2. Выбор критерия эффективности, который должен выражаться однозначно, например определенным числом, и отражать меру соответствия результатов решения по­ставленной цели. 3. Анализ и измерение переменных величин (факто­ров), влияющих на величину критерия эффективности. 4. Построение математической модели. 5. Математическое решение модели. 6. Логическая и экспериментальная проверка модели и полученного с ее помощью решения. 7. Разработка рекомендаций по практическому ис­пользованию полученных результатов. Методы экспертных оценок применяются в тех слу­чаях, когда задача полностью или частично не поддается формализации и не может быть решена математическими методами. Экспертиза представляет собой исследование слож­ных специальных вопросов на стадии выработки управ­ленческого решения лицами, обладающими специальны­ми знаниями и опытом, с целью получения выводов, мне­ний, рекомендаций и оценок. Экспертное заключение оформляется в виде документа, в котором фиксируются ход исследования и его итоги. Во введении указывается, кто, где, когда и в связи с чем организует и проводит экс­пертизу. Далее фиксируется объект экспертизы, указыва­ются методы, примененные для его исследования, и полу­ченные в результате исследования данные. В заключи­тельной части содержатся выводы, рекомендации и прак­тические меры, предлагаемые экспертами. Наиболее эффективно применение метода экспертных оценок при анализе сложных процессов, имеющих в ос­новном качественные характеристики, при прогнозирова­нии тенденций развития торговой системы, при оценке альтернативных вариантов решения. Метод мозгового штурма (мозговая атака) при­меняется в тех случаях, когда имеется минимум инфор­мации о решаемой проблеме и установлены сжатые сроки для ее решения. Тогда приглашаются специали­сты, имеющие отношение к данной проблеме, им пред­лагается участвовать в форсированном обсуждении ее решения. При этом строго соблюдаются следующие правила: все высказываются по очереди; говорят, лишь когда могут предложить новую идею; высказывания не критикуются и не осуждаются; все предложения фиксируются. Обычно этот способ позволяет быстро и правильно решить возникшую проблему. Разновидностью метода мозгового штурма является мнение жюри. Суть этого метода состоит в том, что к об­суждению проблемы привлекаются специалисты различ­ных сфер деятельности, взаимодействующие между собой. Например, к решению о выпуске нового товар* привлекаются менеджеры производственного, коммерче­ского и финансового подразделений фирмы. Применение данного метода способствует генерированию новых идей и альтернативных вариантов. Одним из методов оптимизации управленческих реше­ний в условиях рыночной конкуренции является теория игр, суть которой состоит в моделировании воздействия принятого решения на конкурентов. Например, если с по­мощью теории игр руководство торговой фирмы приходит к выводу, что в случае повышения цен на товары конку­ренты не сделают того же, то, вероятно, целесообразно отказаться от решения повысить цены, чтобы не попасть в невыгодное положение в конкурентной борьбе. Методы оптимизации управленческих решений могут дополнять друг друга и использоваться комплексно при выработке важных управленческих решений. Выбор методов оптимизации управленческих решений в значительной мере зависит от информационного обес­печения менеджмента. V.Информационное обеспечение менеджмента Для разработки и принятия управленческих решений, а также для организации их исполнения необходима ин­формация. Информация — это совокупность различных сообще­ний об изменениях в системе управления и окружающей ее среды. Управление как информационный процесс состоит в обмене информацией между субъектом управления, уп­равляемым объектом и внешней средой. Информационное обеспечение менеджмента пред­ставляет собой совокупность сведений о состоянии и ди­намике объекта управления, необходимых для принятия и реализации управленческих решений. Информация, используемая в процессе управления торговлей, может быть классифицирована по различным признакам. По содержанию различают торгово-оперативную, бюджетно-статистическую, нормативную, организацион­ную, социальную и научно-техническую. Торгово-оперативная информация характеризует вы­полнение основных хозяйственных функций торговой ор­ганизацией (закупку товаров, состояние товарных запа­сов, объем продажи товаров и т. п.). Бюджетно-статистическая информация отражает све­дения о потреблении определенных товаров отдельными группами населения и др. Такая информация представля­ет интерес для прогнозирования и оценки деятельности отрасли на макроуровне. Нормативная информация включает научно обосно­ванные нормы и нормативы, отражающие различные про­цессы, происходящие в торговле. Организационная информация необходима для ор­ганизации управления товародвижением и товароснабжения, для организации торгово-технологического про­цесса, а также хозяйственного обслуживания и работы аппарата управления торговой организации. К этой ин­формации можно отнести графики завоза товаров и представления заявок, схемы размещения товаров и движения покупательских потоков, графики ремон­та торговых помещений, планы проведения совещаний и т. п. Социальная информация образуется в процессе со­циологических исследований, а также в оперативной кад­ровой работе. Она включает данные, содержащие соци­альную характеристику трудового коллектива торговой ор­ганизации. Научно-техническая информация представляет собой совокупность данных, необходимых для осуществления технического руководства. Это схемы, чертежи и технические характеристики торгового оборудова­ния, планировки торговых залов и складских площадей и т. п. По месту образования и направлению информационных потоков принято различать входящую, исходящую и внутреннюю информацию. Входящая информация охватывает сведения, поступающие в торговую организацию. Например, документы, сопровождающие грузы, поступающие в торговую организацию, инструкции и приказы вышестоящих звеньев управления, законодательные акты. Исходящая информация —это информация, поступающая от торговой организации. Например, реклама, заявки на поставку товаров. Внутренняя информация образуется в данной торговой организации и используется в основном внутри данной системы управления. Это журналы регистрации, карточки учета товаров и др. По степени преобразования различают первичную и производную информацию. Первичная информация используется в том виде, в котором была получена. Производная информация — это информация, полу­ченная путем переработки первичной информации. По времени хранения информацию подразделя­ют на хранящуюся определенный срок и хранящуюся по­стоянно. По степени использования выделяют ин­формацию однократного и многократного использо­вания. Основным носителем информации является доку­мент, т. е. материальный объект, содержащий информа­цию в зафиксированном виде, оформленный в установ­ленном порядке и имеющий в соответствии с действую­щим законодательством правовое значение. Поток документов, последовательно проходящих в организации с момента их создания или получения до исполнения или отправки, называется документообо­ротом. Документы, участвующие в документообороте, могут быть классифицированы по различным признакам. В зависимости от авторства различают слу­жебные и личные документы. Служебные документы составляются от имени раз­личных предприятий, организаций и органов управления. Примером служебных документов могут быть заявки и письма торговых организаций предприятиям промышлен­ности. Авторами личных документов являются отдельные граждане. Например, к такого рода документам можно от­нести заявление о приеме на работу, расписку, доверен­ность и т. п. По сложности различают простые и сложные доку­менты. Простые документы затрагивают, как правило, один вопрос, а сложные содержат вопросы, касающиеся раз­личных служб, должностных лиц и подразделений. По степени типизации документы могут быть типовыми и индивидуальными. Типовые документы обычно составляют по опреде­ленной схеме (например, договоры, уставы, протоколы и т. п.). Индивидуальные документы составляют по произ­вольной форме, они отражают исключительные ситуации (или явления). В зависимости от подлинности выделяют подлинные документы и копии (дубликаты, выписки и т. п.). Все виды работ по оформлению, написанию и обра­ботке документов охватывает делопроизводство — спе­циальный раздел управления. Документооборот в торговой организации осуществля­ется обычно по определенной схеме. Поступающую документацию регистрируют в специ­альных журналах или на карточках. Часть почты не реги­стрируют, а направляют в соответствующие подразделе­ния организации. Наиболее важные документы представляют для озна­комления руководителю организации или его заместите­лям, которым делегированы полномочия, необходимые для решения соответствующих вопросов. Результаты рассмотрения руководством документов отражаются в резолюциях, которые должны содержать четкие указания о порядке исполнения документов. При этом ответственным за исполнение документа считается лицо, указанное в резолюции первым. Документ с резолюцией руководителя направляют для исполнения в соответствующее подразделение организации для подготовки ответа или внутреннего доку­мента. Для особо важных документов по указанию руководи­теля вводится особый учет и контроль. Такой контроль осуществляется обычно секретарем (референтом) или канцелярией в специальных картотеках (на особых кар­точках). Оборот исходящей информации осуществляется! обычно по следующей схеме. Составляют проект документа, который последовательно согласовывают, визируют, подписывают, регистрируют и отправляют. При этом важно проверить отправляемый документ с точки зрения внешнего оформления (адрес, номер, дата и т, п.), наличия указанных в документе приложений, виз, подписи руководителя, печати. А на остающихся в организации копиях отправляемых документов долж­ны быть подписи лиц, удостоверяющих подлинность под­писи. Подписанные и оформленные соответствующим обра­зом исходящие документы передают в секретариат (или экспедицию) для отправки по почте (или с курьером), а копии документов хранят в специальных делах в секрета­риате (или в подразделениях фирмы, которые готовили этот документ). Дела для хранения документов формиру­ются по определенной системе, которая зависит от со­держания документов, сроков их хранения и объема доку­ментооборота. Выводы Центральное место в процессе управления при­надлежит управленческому решению, Решение — это выбор альтернативы. Вместе с тем решение — это ре­зультат управленческого труда, который в конечном счете повышает или снижает эффективность функцио­нирования предприятия. Решения, принимаемые в процессе управления, классифицируют по различным признакам: уровню управления; масштабу воздейст­вия; содержанию; характеру; форме подготовки и при­нятия; частоте повторяемости и в зависимости от пол­ноты и достоверности информации. К управленческим решениям предъявляется ряд общих требований, важнейшими из которых являются минимум корректировок, сбалансированность прав и обязанностей менеджера, принимающего решение, единство распорядительства, согласованность, обо­снованность, конкретность, полномочность, своевре­менности Процесс подготовки, принятия и организации вы­полнения управленческих решений подразделяется на три фазы, каждая из которых в свою очередь включа­ет определенные этапы. Так, фаза подготовки управ­ленческого решения состоит из следующих этапов: уяснение проблемы, анализ исходной ситуации, по­становка задачи, разработка, вариантов решения. Фаза принятия управленческого решения подразуме­вает два этапа: анализ предлагаемых вариантов и выбор оптимального " варианта. Заключительная фаза — организация выполнения управленческих решений охватывает такие элементы, как доведение за­даний до исполнителей, формирование и исполнение организационного плана, контроль исполнения. В целях оптимизации управленческих решений ис­пользуются методы математического моделирования, метод экспертных оценок, мозгового штурма (мозго­вая атака), теория игр. Подготовка, принятие и организация выполнения управленческих решений требуют информационного обеспечения. Информация — это совокупность сооб­щений об изменениях в системе управления и ок­ружающей ее среде. Информация, используемая в процессе управления торговлей, классифицируется по различным признакам. В частности, различают инфор­мацию: торгово-оперативную; входящую, исходящую и внутреннюю; первичную и производную; хранящуюся определенный срок и хранящуюся постоянно; одно­кратного и многократного использования, Основным носителем информации является доку­мент. Все виды работ по оформлению, написанию и обработке документов охватывает делопроизводст­во — специальный раздел управления. Список используемой литературы: 1. Бланк И.А. Управление торговым предприятием. – М.: Ассоциация авторов и издателей. ТАНДЕМ. Издательство ЭКМОС, 1998. – 416с. 2. Бланк И.А. Торговый менеджмент. – 2-е изд., перераб. и доп. – К.: Эльга, Ника-Центр,2004. – 784с. 3. Лукашевич В.В. Основы менеджмента в торговле: Учеб. для сред. спец. учеб. Зав. – 2-е изд., перераб. и доп. – М.: ОАО «Издательство «Экономика», 1998. – 238с. 4. Сорокина М.В. Менеджмент торгового предприятия. – СПб.: Питер, 2003. – 528с.: ил. – (Серия «Теория и практика менеджмента»).