Каталог :: Менеджмент

Доклад: Исследование и проектирование целей управления

     Государственный Университет Управления
ИНиМЭ
                                 Доклад на тему:                                 
               “ Исследование и проектирование целей управления ”               
Выполнила:
Шураева Валерия
Пр-во III-2
     МОСКВА 2001
Любая система управления по определению есть целенаправленная система,
имеющая иерархическое строение ,и организованная для достижения целей,
называемых це­лями функционирования системы управления.
Значение целей функционирования велико. Во-первых, потому, что в организациях
должны принимать­ся только такие решения, которые реализуют ее цели
функционирования.
Во-вторых, во избежание «паразитной» деятельности организации, т.е.
деятельности, мешающей достижению цели функционирования организации,
глобальная цель должна быть доведена до каждого руководителя и ис­полнителя.
Для этого необходим постоянный контроль реального состояния системы и
сравнение его с целями, задачами функционирования системы.
Отсюда следует, что любая организационная дея­тельность в системе оправдана
только в том случае, ес­ли она способствует достижению ее конечной цели
функционирования. Иначе говоря, любая организация должна быть спроектирована
таким образом, чтобы вся организационная деятельность в системе реализовала
только те цели функционирования для которых она создавалась.
     Цели - это конкретизация миссии организации в форме, доступной при
управлении процессам их реализации. Для них характерны следующие черты и
свойства:
• четкая ориентация на определенный интервал вре­мени;
• конкретность и измеримость;
• непротиворечивость и согласованность с другими целями и ресурсами;
• адресность и контролируемость.
Предназначение организации образует фундамент для установления целей
организации в целом, ее подраз­делений и функциональных систем (маркетинг,
нововве­дения, производство, персонал, финансы, менеджмент), каждая из
которых ставит и реализует свои цели, логи­чески вытекающие из общей цели
предприятия,
Определение целей функционирования является од­ним из наиболее важных этапов
проектирования сис­темы управления. От того, насколько правильно вы­брана
цель функционирования, насколько четко она сформулирована, зависит весь успех
организационно-административной деятельности. Неправильное или не­четкое
формулирование цели функционирования при­ведет к тому, что система
управления, даже если она должным образом устроена, работает не с полной
от­дачей, не эффективно, так как усилия аппарата управ­ления расходуются не
целенаправленно. В реальных организациях, как правило, приходится иметь дело
с целой совокупностью целей. Задача руководителя ор­ганизации любого уровня -
суметь учесть все много­образие факторов, влияющих на функционирование
организации, правильно оценить ситуацию и вырабо­тать оптимальные решения.
В ряде случаев для характеристики целей функцио­нирования употребляется
совокупность параметров, что затрудняет оценку степени достижения цели и
требует выбора критериев, по которым можно судить о степени достижения цели.
Если нет критериев выбора или оцен­ки степени достижения целей
функционирования, нет и самих целей функционирования.
Как правило, организации ставят и реализуют не одну, а несколько целей,
которые важны для их функциониро­вания и развития. Наряду со стратегическими
целями и задачами приходится решать огромное количество теку­щих и
оперативных. Кроме экономических — стоят соци­альные, организационные,
научные и технические задачи. Наряду с регулярно повторяющимися,
традиционными проблемами менеджеры должны принимать решения по непредвиденным
ситуациям и т.д. Классификация целей позволяет конкретизировать задачу
целеполагания и ис­пользовать соответствующие механизмы и методы,
нара­ботанные для разных групп целей. Один из возможных вариантов
классификации целей представлен в табл. 5.1.
     Таблица 5. 1 Классификация целей
     
На каждом уровне организации возникают частные цели, причем только их
совокупность необходимо рас­сматривать как некоторую цель определенного
уровня управления. Отсюда возникает необходимость структури­зации целей и
построения дерева целей.
Следовательно, в теории организации понятие цели является одним из основных.
Без определения этого понятия, без выявления соотношений цели, средств
достижения целей, оценки эффективности путей дос­тижения целей нельзя решать
проблему проектирова­ния организации. Это означает, что без четкого
формулирования целей функционирования нельзя комплекс­но решить ни одной
проблемы, связанной с построени­ем организации, с планированием их
деятельности, оценкой эффективности.
Таким образом, проектирование целей организации является обязательным и
важным этапом процесса проектирования общей системы управления.
Проектирование целей организации производится в несколько этапов (см. рис.
5.1.).
     
Рассмотрим эти этапы.
     Этап 1. Исследуется предназначение организации, об­щая цель системы, 
определяемая ее назначением. При анализе важно не смешивать понятия целевого
назначе­ния системы и критерия эффективности. В отличие от цели организации,
определения направления и смысла функционирования системы, основной ее задачи,
крите­рий эффективности является показателем» определяющим степень достижения
этой цели.
     Этап 2. Формируются качественные цели организации, осуществляемые
в две стадии. Вначале формируются ка­чественные цели функционирования
организации, вытекающие из Положения данной организации, регламенти­рующего ее
деятельность, а затем выбираются качествен­ные характеристики цели.
Формулировка цели должна быть предельно четкой и указываться в повелительном
наклонении.
Например;
     Цель I. Максимально содействовать учебному процессу.
     Цель 2. Обучить студентов методам анализа систем уп­равления,
     Цель 3. Обучить студентов методам формализованного представления
результатов обследования сис­тем управления
     Этап 3. Производится ранжирование целей функцио­нирования
организации, осуществляемое для обоснования выбора целей функционирования,
положенных в основу дальнейшего проектирования организации. Поскольку все
реальные организации - многоуровневые, ранжиро­вание целей должно
осуществляться на всех выбранных уровнях управления. Ранжированные цели не
возникают сами по себе. Они вытекают из глобальных целей функ­ционирования,
которые, в свою очередь, регламентиру­ются решениями вышестоящих организаций,
постанов­лениями, положением об организации.
Проблема ранжирования целей функционирования имеет принципиальное значение
для решения проблем проектирования организационных систем по многим причинам:
во-первых, по своей природе все реальные организации — многоцелевые; во-
вторых, период дей­ствия целей функционирования различен, а следовательно,
спроектировать организацию необходимо толь­ко исходя из целей, период
действия которых сопоста­вим с периодом проектирования организации (в
про­тивном случае процесс проектирования становится не­прерывным); в-третьих,
проектирование организаций под все цели функционирования слишком трудоемко,
а. следовательно, число целей должно быть по возможно­сти ограниченным.
Проблема ранжирования целей функционирования в силу важности ее для
организационного проектирования должна быть решена достаточно корректно и
требует применения наиболее объективных методов» например метода экспертных
оценок.
В данном случае применение метода экспертных оце­нок проводится в два этапа-
На первом подготовительном этапе осуществляется формирование экспертных
групп на выбранных уровнях управления и подготавливается вся документация,
необ­ходимая для проведения экспертизы целей.
Выбор группы экспертов производится с учетом их компетенции отдельно для
каждого уровня. Именно в таком случае можно говорить и о достоверности
экспер­тизы, и о минимальных затратах на ее проведение. Для подбора экспертов
применяются следующие характери­стики; компетентность, креативность,
отношение к экспертизе, конформизм, аналитичность и широта мышле­ния,
самокритичность.
     Компетентность эксперта — это степень его квали-, фикации в определенной
области знаний. Компетент­ность может быть определена на основе опыта эксперта
в данной области его квалификации, степенью знаком­ства с научными достижениями
в области исследуемой области и т.д.
     Креативность эксперта — способность решать твор­ческие задачи.
Отношение к экспертизе является важной характери­стикой эксперта,
определяющей его желание (активность или пассивность) участия в экспертизе.
     Конформизм — подверженность влиянию авторитетов. Эта характеристика
необходима для выбора способа про­ведения экспертизы.
     Самокритичность эксперта — самооценка своей компетентности.
Аналитичность, широта мышления, конструктивность мышления, свойство
коллективизма — также важные ха­рактеристики эксперта.
Даже неполные определения характеристик экспер­тов, приведенные выше,
показывают, что численные оценки этих характеристик значительно затруднены и
в ряде случаев совсем невозможны.
Наиболее важной из указанных характеристик явля­ется характеристика
компетентности экспертов, по­скольку именно она в значительной степени
определяет достоверность экспертных оценок. Поэтому проблеме определения
компетентности экспертов следует уделять особое внимание.
На втором организационном этапе осуществляется от­работка результатов
экспертизы. На этом этапе выпол­няются все необходимые расчеты для
сопоставления ка­чественных целей на каждом уровне управления с целя­ми,
выбранными по мнению 'экспертов с точки зрения их количества и важности
(приоритетности).
Процесс обсуждения выбранных целей происходит до тех пор, пока не совпадут
мнения большинства экспертов.
Сформулируем требования, которым должна удовле­творять методика оценки целей
функционирования с помощью экспертов.
1. Оценка целей функционирования должна прово­диться в благоприятной
психологической обстановке.
2. Трудоемкость опроса должна быть в допустимых пределах.
3. Экспертная документация не должна допускать двоякого понимания вопросов.
4. Экспертная документация должна быть, по воз­можности, однородной и полной.
5. Выбранная система шкал экспертной оценки долж­на быть обоснована и
доведена до сведения эксперта.
6. Цели проведения экспертизы должны быть извест­ны всем экспертам. Наиболее
приемлемым с практиче­ской точки зрения является анкетирование.
На четвертом этапе осуществляется построение де­рева целей. 
Количество и разнообразие целей задач ме­неджмента настолько велики, что без
комплексного, системного подхода к определению их состава не может обойтись ни
одна организация, независимо от ее разме­ров, специализации, вида, формы
собственности. В ка­честве удобного и апробированного на практике инстру­мента
исследования целей можно использовать построе­ние целевой модели в виде
древовидного графа — дерева целей (рис.5.2).
     
Построение дерева целей осуществляется для форма­лизованного отображения
процесса распределения целей по'уровням управления. Посредством дерева целей
опи­сывается их состав, взаимосвязь, упорядоченная иерархия, для чего
осуществляется последовательная декомпозиция главной цели на подцели по
следующим правилам:
• общая цель, находящаяся в вершине графа, должна содержать описание
конечного результата;
• при развертывании общей цели в иерархическую структуру целей исходят из
условия: реализация
подцелей каждого последующего уровня является необходимым и достаточным
условием достижения цели предыдущего уровня;
• при формулировке целей разных уровней необхо­димо описывать желаемые
результаты, но не спо­собы их получения;
• подцели каждого уровня должны быть независимы друг от друга и невыводимые
друг из друга;
• фундамент дерева целей должны составлять задачи, представляющие собой
формулировку работ, кото­рые могут быть выполнены определенным спосо­бом и в
заранее установленные сроки. Исследование и формирование количественных
целей выполняется на пятом этапе и является наиболее важ­ным для
управления организацией, так как количествен­ные цели определяют выбор методов
управления органи­зацией, применение компьютерной техники в управле­нии.
Количественные характеристики целей фиксируют­ся в стратегических и годовых
планах организации. Ко­личественные цели ориентируют организацию на дости­жение
определенных показателей и конкретизируют вы­бранные качественные цели.
     Оценка степени достижения целей производится на шестом этапе. 
Выбирается «эталон» управления, которое необходимо расценивать как практическое
и при котором необходимо срочно принимать управленческие решения, чтобы
приблизить организацию к достижению выбранных целей. Количество таких решений
зависит от типа и клас­са сложности организации.
В качестве примера ниже рассматривается процесс целеполагания по
функциональным подсистемам, чаще всего выделяемым в организациях (маркетингу,
ново­введениям, производству, персоналу, финансам и об­щему менеджменту), и в
табл. 5,2. приводятся пример­ные формулировки целей по этим подсистемам. В
ре­альных условиях эти цели должны быть конкретизиро­ваны и количественно
измерены с помощью соответст­вующих показателей.
Приведем пример. Подсистема «Маркетинг» направ­ляет свою деятельность на
формирование спроса, и по этому его целями являются: определение потребности
населения и производства в продукции и услугах пред­приятия, разработка и
спецификация параметров новой продукции, освоение рынков, распределение и
доставка продукции потребителям, контроль за изменением вкуса и спроса
потребителей, сбор и обработка информации о товаре, рекламирование фирмы и ее
продукции и т.д.
     
Постановка целей маркетинга связана с детальным изучением спроса и
предложения на продукцию, вы­пускаемую на данный момент и на новую продукцию.
Кроме того, должна быть тщательно изучена ситуация как на уже освоенных
предприятием рынках, так и на новых. Поэтому работу должны проводить
специали­сты по исследованию рынка, по прогнозированию и планированию,
владеющие соответствующей инфор­мацией и методами разработки целевых моделей.
Со­став и количество этих специалистов зависят от воз­можностей предприятия
самостоятельно проводить эту сложную и требующую большого профессионализма
работу. Если такие возможности ограничены, надо ис­пользовать те элементы
рыночной инфрастуктуры, ко­торые уже начали формироваться в нашей стране:
внешних консультантов по управлению, специалистов по нововведениям,
информационной технологии, вы­числительным методам и т.п.
     Подсистема «Производство» охватывает такие виды деятельности организации,
как получение, хранение и распределение средств производства, превращение
ре­сурсов в конечный продукт, его хранение и распределе­ние, а также
послепродажное обслуживание.
При установлении целей по этой подсистеме необхо­димо учитывать разнообразие
видов выполняемых здесь работ. Так, предпроизводственная подготовка связана с
приемкой товаров, сырья, материалов, с хранением на складах, управлением
запасами. Само производство тре­бует машинной обработки, сборки, контроля
качества, упаковки, технического обслуживания оборудования;
работа с конечной продукцией (послепроизводственная логистика) связана с
размещением готовых товаров на складе, с обработкой заказов и доставкой
товара. Нако­нец, послепродажное обслуживание требует проведения установочных
работ, ремонта, поставки запасных частей.
Цели этой сложнейшей подсистемы организации ус­танавливаются в виде системы
показателей, отражающих объем, ассортимент продукции, качество,
производи­тельность, затраты и т.д.
     Подсистема, связанная с исследованиями и разработ­ками, реализует цели
нововведений на предприятии. Ее направленность - это поиск новых видов
продук­ции и услуг для замены устаревших, определение це­лей проведения научных
исследований и разработок, введения новшеств и модернизации всех сфер
деятель­ности предприятия.
     Подсистема «Персонал» направлена на работу с тру­довым коллективом и
формулирует свои цели по найму, расстановке, обучению, продвижению и оплате
труда работников предприятия. Важнейшей целью этой под­системы является высокая
заинтересованность сотруд­ников в решении общих задач предприятия и создание
для этого благоприятного климата.
     Подсистема «Финансы» нацеливает свою деятельность на организацию
финансирования, кредитования, нало­говых обязательств, составление бюджетов (по
предпри­ятию в целом, его подразделениям и программам),
     Подсистема «Менеджмент» имеет в качестве своей ключевой задачи
эффективное достижение целей орга­низации, исключающее нерациональные затраты
вре­мени, ресурсов и талантов. В соответствии с нею под­система устанавливает
цели по активизации работников всех подразделений организации по контролю за
движением и использование всех его ресурсов и т.п. Для этого производится
глубокий анализ проблем во всех сферах и областях деятельности организации и
выде­ляются те, которые требуют наибольшего внимания и усилий, так как являются
главными факторами дости­жения желаемых результатов. Эти проблемы специфич­ны
для каждой организации.